Как делать записи в трудовой книжке

Содержание

Как правильно вести трудовую книжку

Как делать записи в трудовой книжке

Анна Федорова, HR-эксперт, кандидат психологических наук, автор проекта «HR-партнер малого бизнеса», работодателю.рф. , сегодня рассказывает о том, как правильно вести трудовые книжки, что требует закон, и что необходимо соблюдать всем, в том числе , имеющего свой штат.

Далеко не каждый бизнес может позволить себе штатного кадровика. Если ваш бизнес еще мал, то кадровые вопросы придется решать самому. Вам придется делать записи в трудовых книжках. А делать это надо правильно.

Трудовую книжку надо вести правильно. Во-первых, есть законодательные требования. Их надо соблюдать, и с этим никто не поспорит. Во-вторых, от ваших записей зависит будущая пенсия вашего работника. Одним словом, это ответственно.

Что надо знать начинающему работодателю?

1. Надо знать, на КОГО ведется трудовая книжку. Да, документ этот ведется на каждого вашего работника. Сколько работников, столько и трудовых у вас должно быть. Но важно не только количество, но и срок заполнения каждой книжки. И этот срок — свыше пяти дней. Если работнику него должна быть запись в трудовом документе. И ваша работа должна быть для этого работника основной.

Есть один нюанс. У вас есть «УДАЛЕННЫЙ» работник. Если ваша работа для него основная, то вы должны сделать об этом соответствующую запись. Но! Вы можете не вести его трудовую книжку, если подпишите с этим работником соответствующее соглашение. Просто так не весть трудовую вы, конечно, не можете.

Если соглашение такое есть, то документом, подтверждающим эту дистанционную работу, у такого работника будет его экземпляр трудового договора о дистанционной работе.

2. Необходимо знать ФОРМУ трудовой книжки, так как этот документ имеет принятую форму, утвержденную Постановлением Правительства РФ. Приобрести нужную форму можно без проблем, так как она свободно продается в книжных магазинах, как оффлайн, так и онлайн.

Обычно работник приходит с уже имеющейся трудовой книжкой, записи в которой вы просто продолжаете. Однако если ваша работа у работника первая в жизни, а вы являетесь его первым работодателем, то именно вы должны выдать ему его трудовую книжку. Это означает, что таким работникам трудовую книжку приобретаете вы, а не он сам заранее.

3.Ведение трудовой книжки требует определенного цвета чернил. Разрешается делать записи ЧЕРНЫМИ, СИНИМИ и ФИОЛЕТОВЫМИ чернилами. Никакие другие цвета чернил использовать нельзя. Ручка может быть гелевой, перьевой, шариковой, это также может быть роллер, но чернила должны быть стойкими к воздействию света и воды.

4. Есть также требование к написанию цифр. Они должны быть арабскими. Причем в дате число и месяц пишутся двухзначными цифрами, а год записывается полностью четырехзначным числом.

Например, вы делаете запись, что работник принят на работу 15 мая текущего года. Дата должна быть записана как «15.05.2019».

5.Все слова в трудовой книжке пишутся полностью. Никакие сокращение здесь недопустимы.

Например, вы пишите слово «приказ», писать его надо полностью, никакие «пр.» не допустимы. И это требование касается всех слов.

6.Записи ведутся на государственном языке. В нашей стране таким языком является русский. Но в РФ есть республику, у которых наряду с русским действует свой государственный язык. Если вы работаете на территории такой республики, то вести трудовую можете либо на русском языке, либо на государственном языке вашей республики.

7. Важно знать сведения, которые вы должны внести в трудовую книжку своего работника. Это сведения:

  • о самом работнике;
  • о выполняемой им рабоет;
  • о переводе на постоянную работу;
  • об увольнении работника и об основании прекращения трудового договора;
  • о награждении работника за успехи.

Важно! Взыскания по отношению к работнику в трудовую книжку не вписываются. Но есть исключение — дисциплинарное взыскание в виде увольнения. Как уже выше отмечалось, такая запись в трудовой должна быть.

Если работник работает по совместительству, то запись об этой работе вносится в трудовую лишь по его желанию. Запись делается на его основном месте работы, но для этого работник должен предоставить документ, подтверждающий этот факт.

8.Записи, которые вы делаете в трудовой книжке, должны слово в слово повторять формулировку приказа, благодаря которому работника переводят на постоянную работу, награждают, увольняют и т. д. Как известно, просто так в трудовую ничего не следует.

9.Важны также сроки, в которые вы делаете эти записи. Нельзя делать запись, когда у вас время или желание появится, надо их делать в соответствии с законодательными требованиями.

А требования эти таковы, что запись об увольнении делается непосредственно в день увольнения, а на все остальные записи у вас есть неделя.

Это означает, например, что запись о переводе на постоянную работу вы можете сделать сразу, а можете и немного позже, но откладывать следует не дольше, чем на неделю.

10.Все записи в трудовой книжке нумеруются. Нумерации в каждом разделе идет по порядку, свой номер есть у каждой записи.

Заголовки же в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о трудовых книжках» пишутся без порядкового номера.

11. Работник должен быть ознакомлен со всеми записями, что вы делаете в его трудовой книжке. Нельзя записать и забыть сообщить. Знакомить надо под роспись. О факте своего ознакомления с записью в трудовой ваш работник расписывается в личной карточке Т-2. Запись в этой карточке полностью дублирует вашу запись в трудовой книжке!

При увольнении работника проверьте, что в его трудовой книжке вы как работодатель удостоверили все свои записи. Удостоверить запись может и ваш работник, ответственный по приказу за ведение трудовых книжек. Кроме вашей подписи (или ответственного лица) необходимо печать и подпись самого работника.

Если вы именно вы заводите работнику трудовую книжку, так как он впервые трудоустраивается, то не забудьте получить его роспись на титульном листе документа. Эта подпись свидетельствует о том, что вы вписали верно все данные.

12.Работодатель отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек своих работников. Если вы ИП и имеете сотрудников, то именно вы за их трудовые и отвечаете.

Если именно вы работаете с трудовыми, то издайте приказ, в котором будет сказано, что вы приняли на себя ответственность и все полномочия по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Вы можете приказом назначить ответственное лицо, которое будет работать с трудовыми книжками. И уже этот человек будет отвечать же за ведение, хранение и учет трудовых книжек.

Но вы по законы будете ответственны за организацию его работы.

13.Последнее требование закона относительно трудовых книжек касается места их хранения. Трудовые хранит не сотрудник, а именно работодатель. Причем не просто в шкафу или на полке, а в несгораемом сейфе.

Это лишь общие правила по ведению трудовой книжки вами как работодателем. В нашем очередном материале вы на примерах узнаете, в каких формулировках необходимо вносить записи в трудовую книжку.

Открыть счет в Совкомбанке

Если вам понравилась наша статья, то, пожалуйста, поставьте лайк и подпишитесь на наш канал.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/sovcom_pro/kak-pravilno-vesti-trudovuiu-knijku-5d1b4a3187599000ac3f7d74

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: как ее правильно сделать в 2020 году, рассмотрено на примерах

Как делать записи в трудовой книжке

Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

  • Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
  • Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц — ставятся две цифры, и год — проставляются четыре цифры.
  • На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
  • Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
  • Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
  • В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
  • Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
  • Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
  • В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
  • Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.

См. Как правильно сделать запись в трудовой об увольнении сотрудников.

На основании каких документов вносится запись о приеме на работу

Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает приказ о приеме работника на работу. Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним трудовой договор.

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

Внимание! Другие документы, например, заявление о приеме на работу, нельзя рассматривать в качестве основания для внесения записи в трудовую.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании гражданского правового договора. В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.

В какой момент вносится запись в трудовую книжку

ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Запись о приеме на работу директора ООО образец

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

№ записиДатаСведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
ЧислоМесяцГод
1234
Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска»)
1018072020Принят на должность генерального директора.Приказ №1-К от 18.07.2020

Запись о приеме на основную работу

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

1234
Общество с ограниченной ответственностью «Ураган» (ООО «Ураган»)
1018072020Принят на работу в отдел планирования на должность нормировщикаПриказ №10-К от 18.07.2020

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

1234
Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.)
618072020Принят на работу на должность охранникаТрудовой договор №6 от 18.07.2020

Прием на работу в порядке перевода образец

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

1234
Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница»)
318072020Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция»Приказ № 19-К от 18.07.2020

При оформлении сотрудника по совместительству

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

1234
1618072020Принят на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Гарантия» на должность мастера по ремонту стиральных машинПриказ ООО «Гарантия» №79-К от 18.07.2020

Прием сотрудника на время отпуска

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

1234
Общество с ограниченной ответственностью «Гараж» (ООО «Гараж»)
318072020Принят в ремонтную службу на должность механикаПриказ 29-К от 18.07.2020

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

  • Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
  • Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
  • Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост!

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/zapis-v-trudovoj-knizhke-o-prieme-na-rabotu.html

Как сделать первые записи в трудовой книжке

Как делать записи в трудовой книжке

Первая запись в любом документе всегда особенная. Ведь именно со дня внесения ее в какой-либо значимый документ, по сути, открывается новая «страничка» в жизни человека.

Сотрудник, занимающийся внесением записей в документы, должен знать основные правила документоведения и владеть специальными профессиональными навыками.

Это в идеале, а на практике довольно часто кадровики задают вопросы, посвященные ведению бланков трудовых книжек, например, как сделать первую запись в трудовой книжке.

Для человека важно, чтобы у него были комфортные условия для жизни. Примерно такие возможности может обеспечить наличие высокооплачиваемой любимой работы.

Весомые аргументы для правильного заполнения трудовых книжек

Законодательством РФ предусмотрена целая система нормативно-правовых актов, относящихся к отрасли трудового права. Одним из важнейших выступает Трудовой кодекс (ТК РФ).

Если рассматривать положения о трудовой книжке, то они присутствуют не только в ТК РФ, но и более подробно расписаны в Правилах ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на предприятиях. Там же можно найти и основные сведения о том, как исправить ошибки в записях трудовых книжек.

Если возникает определенное противоречие между нормативными актами, то необходимо придерживаться положений того документа, который имеет наибольшую юридическую силу. В нашем случае – Трудовой кодекс.

Любой руководитель, его помощники или сотрудники отдела кадров, особенно если они точно не знают, как заполняются бланки трудовых книжек, перед тем, как сделать первую запись в трудовую книжку, должны в обязательном порядке ознакомиться со всеми правилами ведения трудовых книжек. Несоблюдение этих требований, как правило, приводит к серьезным проблемам в будущем как у владельца трудовой, так и у его начальства.

Общие положения

Соискатель, прошедший собеседование и проработавший на предприятии или в организации более пяти дней, для которого это место работы является основным, становится полноценным работником компании и обязан иметь трудовую книжку.

Если место работы стало первым в жизни человека, или трудовая по каким-то причинам была утеряна, тогда на него заводится новый бланк трудовой книжки. Если работник уже имеет трудовую книжку, то в ней сотрудники отдела кадров текущего места работы делают необходимые записи.

Такие записи должны быть даже в трудовых книжках работников, выполняющих временную или сезонную работу. Если на предприятии имеются совместители, то их трудовые хранятся и заполняются только по основному месту работы.

Кадровик, заполняющий чистый бланк трудовой книжки, обязан помнить:

  • В документах не могут иметь место сокращенные записи.
  • В трудовой книжке не должно быть никаких помарок, подчисток, заштриховок и сокращений.
  • Имена, фамилии и даты записываются в полноценной, читабельной, разборчивой форме.
  • Даты записываются исключительно арабскими цифрами. Дни и месяцы фиксируются в двузначной форме, годы – в четырехзначной.
  • Когда делается запись в трудовую книжку в первый раз, необходимо тщательно изучить все предъявленные сотрудником документы. Данные, внесенные в трудовую книжку, должны быть идентичны паспортным.
  • Необходимо на титульном листе поставить печать организации. Если при последующем переходе сотрудника на новое предприятие будет отсутствовать печать с первого места работы, то трудовая книжка признается недействительной и подлежит замене.

Изучаем разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из трех разделов, которые называются:

  • сведения о работнике}
  • сведения о работе}
  • сведения о награждениях.

Каждый из них заполняется в строго определенном порядке. Первый раздел представляет собой титульный лист и содержит основную информацию о работнике:

  • фамилия}
  • имя}
  • отчество}
  • дата рождения}
  • информация об образовании.

Сотрудник отдела кадров должен тщательно изучить паспортные данные, данные документов об образовании и внести их в первый раздел трудовой книжки без единой ошибки. Далее сотрудник (хозяин трудовой книжки) должен проверить, все ли верно.

Если да, то он ставит свою подпись, тем самым удостоверяя корректность внесения данных. После этого сотрудник отдела кадров или отдела управления персоналом, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, также ставит свою подпись.

Затем на титульном листе в нижней части проставляется оттиск гербовой печати предприятия.

Переходим ко второму разделу. В этой части указывается наименование должности сотрудника, срок, на который он принимается, уровень квалификации.

Чтобы внести в трудовую книжку определенную информацию, например, о принятии соискателя на работу, переводе работника на другую должность, увольнении, необходим соответствующий приказ начальства, изданный и вступивший в законную силу.

Обязательным условием является и то, что вся информация должна быть абсолютно достоверной и соответствовать первичным документам.

В последнем, третьем, разделе вносится информация о награждениях, достижениях сотрудника.

Как делается запись в трудовой книжке

При первом заполнении трудовой книжки на титульном листе делаются такие записи:

  • ФИО}
  • дата рождения}
  • образование, специальность, квалификационный уровень}
  • дата приема на работу}
  • подпись ответственного отдела кадров и самого сотрудника}
  • гербовая печать организации/предприятия.

В начале графы «Сведения о работе» прописывается основная информация о предприятии, на котором трудится сотрудник: название, форма собственности и т.д. Сегодня «ручной» метод не так популярен, как раньше.

Дело в том, что для того, чтобы сократить время и средства на заполнение сведений о предприятии, изготавливают специальные печати, на которых отражается вся необходимая информация. Но это непринципиальный вопрос.

Далее по графам:

  1. Первая графа – порядковый номер. Всякая запись в трудовой книжке имеет свой порядковый номер, кроме нескольких предусмотренных законом случаев. Номер ставится в начале строки под штампом организации. Эта запись может существовать только в рукописной форме.
  2. Графа 2 – дата приема на работу. Абсолютно неважно, в какой день недели вносятся данные в трудовую книжку. Главное, чтобы они были указаны арабскими цифрами и полностью соответствовали датам, указанным в трудовом договоре.
  3. Третья графа выступает одной из самых информационно емких. Это обусловлено тем, что сделать запись в трудовую книжку в этой графе – значит отразить важный момент трудовой деятельности человека. Например, внести запись о приеме на должность или освобождении от должности в связи с увольнением или повышением.
  4. В четвертой графе указывается наименование, номер и дата локального акта, на основании которого и были сделаны записи в предыдущей графе.

Отдельные моменты

Из любого правила есть исключения, но ошибок гораздо больше. Часто кадровики или бухгалтеры, отвечающие за заполнение и хранение трудовых книжек работников, упускают множество важных моментов. Такая халатность признается ошибкой.

Если некорректные записи обнаружены буквально сразу, тогда можно «на месте» заполнить новую трудовую книжку правильно. Если ошибки были выявлены через некоторый промежуток времени, то здесь придется повозиться.

Такие ошибки в будущем могут привести к потере страхового и трудового стажа работника.

Большие трудности также вызывает и оформление студентов вузов. Действительно, невозможно сделать запись данных об образовании, когда человек еще учится. Специалисты рекомендуют не вносить данные об образовании, пока студент не получит полноценного диплома о законченном высшем образовании.

Часто сотрудники отдела кадров ошибаются и в случаях с только что вернувшимися из армии солдатами. Трудовая книжка пуста, и возникает вопрос по поводу того, что ставить на первое место: запись о прохождении военной службы или запись о приеме на работу.

Согласно положениям правил ведения и хранения бланков трудовых книжек, срок службы в армии должен указываться непосредственно по месту работы сотрудника.

Поэтому целесообразно записать срок прохождения службы в армии, а далее указать запись о приеме на работу.

Последний немаловажный вопрос: как быть с трудовой книжкой сотрудника, который работает на испытательном сроке. Многие руководители ошибаются в том, что не заводят трудовые книжки на людей, которые определены на испытательный срок. Это грубое нарушение.

Ведь работодатель обязан открывать трудовую книжку после того, как сотрудник отработает пять дней на своем рабочем месте. Исключение – совместительство. Информацию о том, что сотрудник определен на испытательный срок, указывать в трудовой книжке не нужно.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-sdelat-pervye-zapisi-v-trudovoy-knizhke

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Как делать записи в трудовой книжке

Трудовая книжка – документ, подтверждающий опыт работы, стаж и квалификацию сотрудника. Изначально оформляется трудовая  на первом официальном месте работы и ведется до момента выхода человека на заслуженный отдых. Документ влияет на начисление пенсионных выплат, поэтому ошибки и неточности в нем недопустимы.

Когда и зачем оформляют

Первичное оформление трудовой книжки с записью о приеме на работу – обязанность нанимателя, если человек устраивается на работу впервые. Как правило, чистые бланки уже хранятся на предприятии в отделе кадров или бухгалтерии.

Впервые заключая трудовой договор, гражданин пишет заявление на выдачу новой трудовой книжки, на основании которого она оформляется и ведется длительный период до момента выхода на пенсию, а иногда и после этого.

А для чего вообще нужен такой документ и что он предоставляет сотруднику и работодателю?

  1. Отражает стаж, что влияет на размер начисления пенсии и пособий.
  2. Фиксирует сведения об образовании, занесенные в документе. Это помогает восполнить пробелы при утере диплома, выданного в учебном заведении, если такое случилось.
  3. Специальный раздел помогает понять, имеются ли у работника благодарности и награждения, на каких предприятиях человек трудился, как часто меняет производственные места, причины его увольнений.

Общие правила заполнения, оформления, внесения сведений

Распорядок ведения, хранения и правильное оформление трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства РФ No 225 от 16.04.2003 года. Нередко начинающие кадровики допускают ошибки на первой же странице.

Заполнение титульного листа

Начальная страница (титульный лист) содержит важные сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, данные об образовании и квалификации, с обязательным указанием года и месяца от начала ведения документа. Подтверждаются эти сведения подписью сотрудника, работодателя и печатью организации.

Грубым нарушением являются всевозможные затирания ошибок на титульном листе. Как же исправить ошибочно внесенную запись? Зачеркните тонкой линией  ложную строку, сверху над ней либо на внутренней стороне обложки напишите верный вариант, укажите на основании чего было внесено исправление. Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки:

Аналогично вносятся корректировки при изменении личных сведений, например, смены фамилии при вступлении в брак.

Необходимые документы для оформления новой книги

Правильное заполнение новоиспеченной книжки оформляется не со слов сотрудника, а на основании представленных бумаг. Кадровику понадобится паспорт и «корочки» об образовании принятого работника (диплом, аттестат, сертификат). Данные в трудовой и представленных документах должны совпадать.

При отсутствии паспорта (например, находится на прописке или обмене), фамилию, имя, отчество и дату рождения сотрудника можно заполнить на основании СНИЛС, но при условии, что Ф. И. О.

, указанные в личной карточке страхования, идентично сведениям в других документами (ИНН, военном билете, дипломе и прочими).

Принятие на работу

Запись в трудовой книжке о зачислении в штат организации вносится непосредственно после наименования структуры, в которую устраивается гражданин. Все данные заполняются шариковой ручкой одного цвета начиная с первой строчки.

Пример записи о трудоустройстве:

На странице указываются:

  • порядковый номер;
  • дата заполнения, которая может отличаться от даты издания приказа;
  • сведения о зачислении сотрудника на определенную должность в указанное структурное подразделение;
  • приказ о приеме на работу, как причина внесения записи.

Правильное оформление переводом

Возникают случаи, когда сотрудник оформляется в новую организацию в порядке перевода из другой компании. Обязательно указание информации о том, что сотрудник непросто устроился на работу, а был переведен из организации, это поможет ему сохранить непрерывный трудовой стаж. Как внести запись в трудовой в этом случае покажет образец:

Исправление ошибочно внесенных данных

Документы заполняют не роботы, а потому имеют место опечатки, погрешности. Неверно внесенная запись о приеме подлежит исправлению. Недопустимы перечеркивания. После ошибочной информации следует фраза «Запись под номером … внесена ошибочно». Далее прописывается нужный вариант. Пример исправления записи:

Аннулирование неверной информации

Нередко кадровые работники путают трудовые книжки и неправильно указывают в них записи о переводе либо увольнении работника, который продолжает трудиться на прежней должности.

Возникает вопрос, как аннулировать ошибку? Достаточно прописать «Запись под номером… недействительна», поставить печать организации, указать должность, Ф. И. О. и подпись лица, заполнившего трудовую книжку.

Данная информация указывается под следующим порядковым номером.

Когда вносится запись, сроки

В соответствии с законодательством срок внесения нужной пометки составляет 5 дней.

То есть не позднее пятого рабочего дня после подписания трудового договора с сотрудником, книжка должна быть оформлена надлежащим образом и информация о трудоустройстве нового работника зафиксирована в Книге учета, движения и хранения трудовых книжек. Понятно, что оформление в отделе кадров возможно только при наличии полного пакета документов, необходимых для трудоустройства.

Оформление дубликата

Правила оформления дубликатов трудовых книг регламентированы законодательством. В период, когда человек официально не работает, документ хранится у него.

Во время поездок на собеседования, переездов трудовые книжки часто теряются. На основании написанного сотрудником заявления работодатель должен выправить дубликат. Заявление пишется на имя руководителя компании в свободной форме.

В нем указывается просьба об оформлении дубликата, а также причина  утери.

Записи о предыдущих местах работы вносятся согласно справкам, которые сотрудник предоставляет либо работодатель запрашивает самостоятельно. Прежде чем принять на работу и сделать запись в трудовой, необходимо указать все места работы, где принимаемый сотрудник когда-либо трудился официально.

Выдача при увольнении документа с печатью

Сотруднику необходимо выдать на руки все документы, связанные с его трудовой деятельностью. Перед тем как оформить запись об увольнении, требуется издать приказ, который и будет служить основанием.

Не забудьте удостовериться в наличии проставленной печати организации или отдела кадров в документе в момент расчета и подписи лица, ответственного за ведение и заполнение трудовых.

Пример записи об увольнении:

по теме


Допущенные неточности или ошибки в трудовой книжке  приведут к тому, что при назначении пенсии гражданину придется обращаться к работодателям за уточняющими справками или делать письменные запросы. Неоднократно в Правительстве обсуждался вопрос об отмене документа, но пока все без изменения.

Источник: https://advokatdom.com/trudovoe-pravo/priem-na-rabotu/oformleniya-zapisej-v-trudovoj-knizhke.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.