Как оплачивается проезд в командировку

Содержание

Оплата проезда в командировке: как оплачивать расходы на служебный и личный автомобиль, такси, общественный транспорт, аренду авто?

Как оплачивается проезд в командировку

Направление работника на выполнение им своих трудовых функций не по месту постоянной работы непосредственно связано с финансовыми затратами.

Все вопросы, касающиеся организации командировок, их продолжительности и оплаты регулируются Трудовым кодексом России, а также Положением №749, утвержденным Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года.

Одной из основных статей затрат, связанных со служебными поездками, является оплата проездных документов до места командировки, а также перемещение на каких-либо видах транспорта на протяжении всего времени выполнения поставленного соответствующим приказом задания.

Оплачивается ли дорога туда и обратно?

Статья 167 Трудового кодекса закрепляет ряд гарантий, предоставляемых работникам, направленным на выполнение трудовых обязанностей вне постоянного места работы.

Среди таких гарантий:

  • Сохранение средней заработной платы за командированным сотрудником;
  • Сохранение должности (рабочего места);
  • Возмещение всех трат, произведенных в связи с направлением в служебную поездку.

Также закреплено обязательство предприятия (организации) компенсировать гражданам, направленным в командировку, оплату проездных документов (статья 168 ТК Российской Федерации).

Конкретизация необходимых к возмещению трат на проезд, связанных со служебной поездкой, содержится в пунктах 10 и 12 Положения №749.

В соответствии с представленным нормативно-правовым актом в транспортные затраты первостепенно включается стоимость проездных документов к месту выполнения задания (в соответствии с приказом) и назад к постоянному месту работы.

Все расходы, связанные с оплатой транспортных услуг, предварительно включаются в сумму авансового командировочного платежа и подтверждаются предоставленными сотрудником по окончании служебной поездки проездными документами.

Важно! Если проезд к месту выполнения трудовой функции направленным сотрудником осуществляется на поезде, затраты на постельное белье также относятся к транспортным.

Также сюда включается страхование пассажиров и сервисные сборы.

Оплата в месте назначения

Расходы, которые несет предприятие (организация) при направлении работника в служебную поездку, включают в себя:

  • Суточные;
  • Оплату проживания;
  • Проезд;
  • Заработную плату.

Затраты на проезд в месте командировки могут быть отнесены к двум из выше приведенных статьям расходов – суточным или проездным. Регулируется представленный вопрос пунктом 12 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России №749.

Представленный выше нормативно-правовой акт обязует работодателя возмещать сотруднику плату за проезд в месте командировки. Однако следует учитывать, что вид используемого транспорта должен быть аргументированно обоснован (особенно при наличии его альтернативных вариантов).

Если работник имеет возможность ежедневно добираться к месту выполнения своего задания на троллейбусе, но при этом использует такси, плата за которое значительно превышает стоимость троллейбусного билета, он должен аргументировать необходимость использования такого вида транспорта (например, нерегулярный маршрут троллейбуса или длительное время в пути).

Когда бухгалтерия не соглашается с предоставленным обоснованием, работнику не возмещается потраченная сумма.

Компенсация за общественный транспорт

Оплата проездных билетов общественного транспорта относится к транспортным в тех случаях, когда представленный вид передвижения использовался командированным сотрудником, чтобы добраться до станции железнодорожного вокзала, аэропорта, морского порта и т.п., если они располагаются за чертой города, а также в случаях, когда выполнить трудовую функцию по приказу необходимо на нескольких объектах, не расположенных в пешей доступности.

При этом лицо, направленное в служебную поездку, обязывается предъявить документ, подтверждающий пользование маршрутками, автобусами, троллейбусами, метро и т.д. (чеки, единоразовые или единые билеты).

Если работник в месте командировки добирается общественным транспортом до предприятия (организации), на котором он должен осуществить указанные начальством работы, такие расходы входят в суточные.

Указанное выше разделение диктуется нормами налогового законодательства в части обязательного обоснования бухгалтерией предприятия (организации) командировочных расходов и, при неверном их разделении, растраты могут быть отнесены к необоснованным, что влечет за собой наложение санкций.

Расходы на личный авто

Направляя работника в служебную поездку руководство предприятия (организации) вправе определять более выгодный способ проезда к месту командировки.

При добровольном согласии сотрудника может использоваться его личный транспорт.

При использовании личного автомобиля работника, ему возмещается не только стоимость израсходованного топлива в соответствии с заправочными чеками, но и эксплуатационная амортизация.

Федеративная налоговая служба устанавливает сумму, которая подлежит компенсации за использованный собственный транспорт лица, направленного в служебную поездку:

  • Объем двигателя до 2 литров – 1 тысяча 200 рублей;
  • Объем двигателя, превышающий 2 литра – 1 тысяча 500 рублей.

Указанные выше цифры имеют рекомендационный характер и могут быть изменены по согласованию руководства предприятия (организации) и работника.

Важным моментом использования транспортного средства командированного сотрудника является необходимость оформления путевого листа, в котором водитель обязан фиксировать свое передвижения и соответствующий километраж.

Подробнее об оплате расходов на личный автомобиль читайте здесь.

Как оплачивать служебный автомобиль?

Использование служебного автомобиля как средство передвижения к месту командировки также разрешено законодателем.

При этом сотруднику, направленному в служебную поездку, должны быть компенсированы все затраты на топливо, подтвержденные чеками с заправочных станций.

Важно, что при поездке в командировку на служебной машине работнику не выплачиваются амортизационные выплаты.

Если работник ездит на такси

Выбор работником способа передвижения в месте командировке, в соответствии с нормами налогового законодательства, должен осуществляться на основании его целесообразности и выгоды для направляющего предприятия (организации).

Закон не закрепляет императива, запрещающего использование в командировке такси, однако соответствующие транспортные расходы должны быть не только документально подтверждены работником для получения компенсации, но и аргументированы.

Сотруднику может быть отказано в компенсации в том случае, если в месте командировке ему были доступны более дешевые способы передвижения, позволяющие добраться в пункт назначения за такое же (или приблизительно такое же) количество времени.

Подробнее об оплате затрат на такси читайте здесь.

Аренда транспорта

Аренда автомобиля, как правило, часто используется в заграничных командировках. Пункт 12 Положения № 749 оставляет открытым перечень транспортных затрат по командировке, в связи с чем работник имеет право на заключение договора аренды машины.

Предприятие (организация) компенсирует расходы, связанные с арендой, а также за оплату ГСМ.

При этом работник в трехдневный срок после возвращения должен предоставить отчет об авансовом платеже с приложенным договором аренды (иным документом, подтверждающим временное пользование авто) и чеками об оплате ГСМ.

Выводы

Законодатель возлагает на работодателя обязательство компенсировать командированным работникам транспортные расходы.

Перечень затрат, которые относятся к проездным, не указан работодателем, что позволяет сотрудникам использовать все доступные средства передвижения при условии наличия подтверждающего такое использование документа.

Предоставить проездные билеты, чеки об оплате ГСМ, аренды машины и т.п. работник должен не позднее трех рабочих дней с момента возвращения на постоянное место работы.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/oplata-proezda.html

Командировочные расходы: оплата проезда

Как оплачивается проезд в командировку

“Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2010, N 9

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ).

Какие документы служат подтверждением расходов на проезд различными видами транспорта? Что представляет собой электронный проездной документ? Каковы особенности его применения? Требуется ли в обязательном порядке перевод электронного документа на русский язык? При каких условиях расходы на такси могут быть признаны в целях бюджетного учета? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение N 749). Согласно этому документу в командировки могут направляться работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются (п. 3 Положения N 749).

Цель командировки работника определяется руководителем командирующего учреждения и указывается в служебном задании (ф. 0301025), которое утверждается работодателем. Она может быть указана и в приказе о направлении работника в командировку (ф.

0301022) наряду с такими реквизитами, как фамилия, инициалы и должность командируемого, время и место командировки.

Приказ оформляется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным им на это лицом.

Факт отправления работника в командировку необходимо отразить в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующего учреждения. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

На основании решения работодателя командируемому работнику оформляется Командировочное удостоверение (ф.

0301024), которое в дальнейшем подтверждает срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (п. 7 Положения N 749).

Данный документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

К сведению. Формы служебного задания, приказа о направлении в командировку, командировочного удостоверения утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Работнику, направленному в командировку, также выдается денежный аванс на оплату расходов по выполнению служебного задания, возникающих в период его прохождения, в том числе на оплату проезда (п. 10 Положения N 749).

По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):

  • Авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0302001) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • Отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Таким образом, оплата расходов на проезд командируемому работнику осуществляется в размере фактически произведенных расходов на основании подтверждающих документов.

Далее рассмотрим, какие виды подтверждающих документов могут быть представлены работником в зависимости от используемого им транспортного средства, а также какие требования, при несоблюдении которых расходы на проезд не принимаются к оплате или не учитываются при исчислении налога на прибыль, предъявляются к заполнению этих документов.

Отметим, что хотя большинство нижеприведенных писем Минфина и налоговых органов разъясняют лишь порядок учета расходов на проезд в целях обложения налогом на прибыль, данными разъяснениями можно руководствоваться и в целях признания таких расходов в бюджетном учете.

Проезд транспортом общего пользования

К такому транспорту относятся самолеты, поезда, автобусы, маршрутные такси, речной транспорт, а также иные виды транспорта, проезд на которых удостоверяется проездными билетами (п. п. 2, 3 ст. 105 Воздушного кодекса, ст.

82 Устава железнодорожного транспорта РФ , ст. 20 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта , п. 2 ст. 97 Кодекса внутреннего водного транспорта).

Именно проездные билеты в данном случае являются документами, подтверждающими расходы на проезд.

Источник: https://WiseEconomist.ru/poleznoe/4668-komandirovochnye-rasxody-oplata-proezda

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

Как оплачивается проезд в командировку

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/232

Командировочные 2020: размер, оплата, учет | Изменения командировочных расходов (суточных) в 2020 году — Контур.Бухгалтерия

Как оплачивается проезд в командировку

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки. 

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных.

Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды.

 Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд. 

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму  Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

 Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть.

Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание.

При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда.

Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Это нужно для расчетов с сотрудниками и налоговых целей. Для учета пользуются табелем. Расскажем, какую форму табеля выбрать, как его составить и хранить.

, Елизавета Кобрина

Причины, по которым сотрудник хочет получать зарплату наличкой, разнообразны: почтенный возраст и привычка, отсутствие банкоматов в месте проживания работника. Расскажем, как выплачивать зарплату наличными, какие нюансы есть у этого процесса и когда этого делать нельзя.

, Михаил Кобрин

Если сотрудник работает по полставки, то согласно трудовому договору, его зарплата пропорциональна штатной ставке или зависит от количества отработанных дней и часов. Распространяется ли на период отпуска такой же подход? Разберем в статье.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/273

Компенсация транспортных расходов в командировке

Как оплачивается проезд в командировку

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместитьрасходы сотрудника на проезд к месту командировки (статья168).

В пункте 11 другого нормативного документа —Положения о служебных командировках — указывается,что возмещаются и другие расходы, которые работник производитс разрешения или ведома работодателя.

Мы собрали списоктранспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросыи у командированных, и у бухгалтеров,и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Как сказано выше, оплата дороги до местакомандировки — забота компании. И некоторые могутспросить: считается ли проезд в командировкус момента посадки на поезд или в самолет или раньше?Таким образом, должна ли компания оплатить сотруднику дорогудо аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению о служебных командировках,то пункте 12 уточняется, что в расходына проезд к месту командировки входит дорогак аэропорту, станции или пристани, при условии, что онинаходятся за пределами населенного пункта. Сотрудник можетдобираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне.Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси илиарендованном авто (каршеринг),и их можно понять. Организация может компенсироватьсотруднику стоимость поездки, при условии, что эти тратыэкономически обоснованны и имеют документальное подтверждение.Разъяснение можно найти в Письмах Министерствафинансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Каршерингв командироке: можно ли использовать и как отчитаться

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику надополучить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка строгойотчетности. Список реквизитов, которые должны быть в квитанции.Отправленный на имейл чек также подтвердиттраты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтериюс отчетом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый деньот гостиницы ему нужно добираться до места проведенияработ. Возместит ли работодатель стоимость поездоки какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайтеразберемся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировкахнапрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездкина городском транспорте во время командировки.

Однакоорганизация вправе прописать соответствующий пунктво внутреннем документе — регламенте о командировкахили коллективном договоре. Это следует из письма Федеральнойналоговой службы России от 12 июля 2011 г.

№ЕД-4-3/11246 «О порядкепризнания отдельных видов расходов, связанных со служебнойкомандировкой работника».

Если говорить про такси во время командировки, то,например, поездку от аэропорта к отелю и обратноможно зачесть как «проезд к месту командировки». Но этирасходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующимидокументами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполненияслужебного поручения, то любая организация предпочтет, чтобысотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездилна общественном транспорте. Другой вопрос, еслив населенном пункте с транспортом туго или рядом нетостановок. Этот вопрос решается на усмотрениеработодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания можетразрешить сотрудникам с определенным статусом использоватьтакси, заранее прописав это локальном нормативном акте —регламенте о командировках.

Постельное белье и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положения о служебных командировках,постельные принадлежности включены в список возмещаемыхрасходов по командировке. А вот дополнительное питаниев поезде, которое не входит в стоимостьбилета, — нет. На еду в командировке предусмотренысуточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторанеприкладывать к авансовому отчету смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолета

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возлеаварийного выхода. За выбор места в салоне многиеавиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли этуприхоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ,в расходы на командировку включаются стоимость дорогив обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи,включая плату за смену места в самолете. Выбратьи оплатить конкретное сиденье в салоне можнона сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимосдать вместе с авансовым отчетом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компаниив выборе транспортного средства для проезда к местукомандировки. Таким образом, работник может отправитьсяв командировку на служебном или личном автомобиле(об использовании авто для рабочей поездки будет отдельнаястатья).

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензинаи технического обслуживания автомобиля во время поездки.Для отчета о расходах командированному необходимо сохранятьчеки на топливо с автозаправок, а также чекина обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходына содержание служебного транспорта — если ссылатьсяна подпункт 11 первого пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ,а также Постановление ФАС Северо-Западного округаот 06.10.2011 г.

№А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФот 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404.

Еслииспользовался личный автомобиль командированного, чтобы избежатьспоров с налоговиками, считать траты на стоянку лучшепо нормам, указанным в Постановлении№ 92 от 08.02.2002 года.

* Данная статья носит информационный характери может не совпадать с мнением государственныхорганов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несетответственность за решения, принятые на основеинформации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Каршерингв командировке

Командировка во время пандемии

Какоформить отмену командировки в связис коронавирусом

Какиедокументы нужны для командировки в 2020 году

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_fares/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.