Как отправить работника в отпуск

Пошаговая инструкция как отправить работников в отпуска

Как отправить работника в отпуск

Отпуска – одна из самых популярных тем в вопросах кадрового делопроизводства. По закону сезонности в ней нет – отпуск можно взять в любое время года, но на практике отпускной сезон – это лето. Большинство работников хочет взять законные дни отдыха именно в это время. Большинство работодателей не против – все равно, основные бизнес-процессы летом не столь активны.

При этом в вопросах оформления отпусков часто возникают проблемы, доводящие некоторые организации до штрафов. Как этого избежать? Как отправлять сотрудников в отпуска, не испытывая сложностей? Что ж, тут просто надо четко понимать базовые правила, которые, увы, не очень очевидны из формулировок законов. Но они есть.

И так, для начала – основные принципы отпускной системы в России, то, что называется, не обсуждается:

  1. Каждый работник каждый год обязан отгулять минимум 28 календарных дней отпуска. Закон допускает очень редко и в исключительных случаях перенести сотруднику с его согласия отпуск на следующий год, но уж тогда точно все 56 дней за два года он должен будет отгулять. Но лучше – вообще забудьте про переносы отпусков – меньше проблем будет. Отпуск – это обязанность работника (отгулять) и работодателя (отправить в этот отпуск).
  2. График отпусков – обязательный документ. Для всех организаций. О том, как его правильно составить вы можете прочитать здесь. Другое дело – как им пользоваться, но об этом – чуть ниже.
  3. Право на отпуск возникает с первого дня работы, а вот право им воспользоваться – через 6 месяцев. Это тоже важно понимать, чтобы не задаваться вопросом, кто кому что должен.
  4. Отпуска не сгорают. Кто сомневается еще в этом, читайте в нашей предыдущей статье.
  5. Работодатель может самостоятельно определять даты отпусков сотрудников, но только если предоставляет полные отпуска (без деления на части). Предоставляете каждый год работникам все 28 дней подряд – можете не спрашивать, когда им удобно. Хотите делить – придется договариваться.

Эти базовые правила надо очень четко усвоить и руководствоваться ими при решении всех вопросов, связанных с отпусками. Тогда штрафных ситуаций точно будет в разы меньше.

Алгоритм направления сотрудников в отпуск может быть разным – исключительно по графику отпусков, без учета этого документа или в смешанном виде.

Вариант 1. Отпуска строго по графику.

Шаг. 1. Принять график отпусков за две недели до начала нового года. В нем могут быть и отпуска целиком, и разделенные на части (как это сделать – читайте в предыдущей нашей статье).

Шаг 2. Не позднее, чем за две недели до начала отпуска надо работника уведомить об этом. Это должен быть письменный документ – сообщение в электронной почте не подойдет. Однако можно не составлять отдельно специальный документ, а просто за две недели до отпуска издать приказ по форме Т-6 и ознакомить с ним сотрудника.

Шаг 3. Не позднее, чем за три дня начислить работнику отпускные.

Шаг 4. Внести все данные об отпуске в график. Хранить документы об отпуске 5 лет (график отпусков – 1 год).

В этом алгоритме отсутствует такой документ как заявления на отпуск. Более того, если им заменить уведомление работника о предстоящем отпуске, то велика вероятность штрафа – проверяющие органы заявление не считают подходящим для этого документом, ведь оно исходит от самого сотрудника, а уведомить должен работодатель.

Вариант 2. График отпусков есть, но он не соблюдается.

Такой вариант имеет право на существование, если все оформить правильно, и штрафов за него не будет. Если организации так удобнее – пожалуйста, главное, проследите, чтобы каждый год работники полностью все дни отпуска использовали.

Шаг 1. Принять график отпусков, как и положено, заполнив столбцы с 1 по 6, а далее уже заполнять от руки по фактическим датам отпуска.

Шаг 2. Тут уже никаких уведомлений не надо, наоборот, тут как раз и будут заявления на отпуск. Работники пишут, когда хотят взять дни, вы проверяете, есть ли у них эти дни, и можно ли в конкретные даты этих работников отпустить. Если да, то оформляете приказ по форме Т-6.

Шаг 3. Не позднее, чем за три дня начислить работнику отпускные.

Шаг 4. Внести все данные об отпуске в график. Хранить документы об отпуске 5 лет (график отпусков – 1 год).

Может быть и третий вариант – когда вы смешиваете первые два. Это тоже возможно. Главное, если вы отступаете от графика отпусков, отслеживайте, сколько дней отгуляли ваши работники, чтобы у них не оказалось много неиспользованных дней, но и чтобы не было ситуации, когда они используют дни отпуска авансом.

Собственно, если следовать этим простым алгоритмам и не забывать основные правила, то никаких проблем с отпусками сотрудников в вашей организации не будет.

Источник: https://www.ucmsgroup.ru/blog/poshagovaya-instrukciya-kak-otpravit-rabotnikov-v-otpuska/

Как отправить работников в отпуск правильно — Audit-it.ru

Как отправить работника в отпуск

Татьяна В. Тарасова, «Правовест Аудит»

Лето – разгар отпускного сезона. Воспользуйтесь «шпаргалкой» для бухгалтеров и работников кадровых служб, где аудиторы «Правовест Аудит» в простой форме с примерами объясняют, как отправить работников в отпуск правильно.

Отпуск планируется заранее

Согласно ст.114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ст.

123 ТК РФ). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

При составлении графика отпусков необходимо учесть, что некоторые категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время, поэтому необходимо от таких работников получить сведения, когда они планируют пойти в отпуск.

К льготным категориям отпускников относятся, например, несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ), мужья – в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам.

Кроме того, лица, работающие по совместительству имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК РФ) и т.п.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Оставшаяся часть отпуска делится на любые части, причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней).

Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1). Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

О времени начала отпуска работника необходимо известить

Работодатель согласно ст.123 ТК РФ обязан каждого работника известить о времени начала отпуска под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Предоставление отпуска сотрудникам принятым после утверждения графика отпусков

Так как график отпусков составляется и утверждается накануне года, в котором отпуска будут предоставляться, возникает вопрос: как предоставлять отпуска работникам принятым после утверждения графика отпусков? Ведь согласно ст.

122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Более того по договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев (ч. 2 ст.

122 ТК РФ). Да и положениями ст. 123 ТК РФ установлено, что отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время, до истечения шести месяцев после трудоустройства.

В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.

Порядок определения суммы отпускных

Для выплаты отпускных при любом режиме работы и любой системе оплаты труда определяется средний дневной заработок.

Затем определенный средний дневной заработок работника необходимо умножить на количество календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ, абз. 4 п.

9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее – Положение № 922)).

В общем случае, средний дневной заработок рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = Выплаты, фактически начисленные в расчетный период / 12 / 29,3.

Где:

  • 12 – количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск, если перед отпуском работник у данного работодателя отработал не менее 12 месяцев. Расчетный период – это период работы сотрудника перед месяцем, в котором начинается его отпуск. Он зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. Если отпуск предоставляется в более ранние сроки, например, через шесть месяцев, то при определении среднего заработка будет учитываться не 12, а 6 месяцев. Кроме того, из расчетного периода исключаются время и начисленные за это время суммы, когда работник получал выплаты исчисленные из среднего заработка, находился на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др. ( см. п. 5 Положения № 922)
  • 29,3 – среднемесячное число календарных дней (ст.139 ТК РФ).

Если в расчетном периоде присутствуют месяца не полностью отработанные, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя:

  • зарплата;
  • различные доплаты и надбавки (за выслугу лет, вредные условия труда, мастерство, особые условия труда, знание иностранного языка и т.п.)\
  • все виды премий;
  • прочие начисления не зависимо от источника выплаты.

Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

Учет премий при начислении отпускных

Премии участвуют при определении среднего заработка в зависимости от вида премии (п.15 Положения № 922).

При расчете среднего заработка учитываются следующие виды премий и вознаграждений предусмотренные системой оплаты труда:

  • ежемесячные премии и вознаграждения -не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;
  • премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц -учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;
  • вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения. Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a58/870806.html

Как оформить ежегодный отпуск работнику: 8 правил для бухгалтера

Как отправить работника в отпуск

В статье разобраны нюансы предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Ознакомьтесь с перечнем правил, исключений из которых быть не может

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск следует предоставлять всем работникам, оформленным по трудовому договору. Право на ежегодный основной отпуск имеют не только штатные сотрудники, но и совместители, а также сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору на срок до двух месяцев, и сезонные работники.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодательможет перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части.

Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части.

Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

В конце статьи есть шпаргалка

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбео предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

  • женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
  • сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
  • сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Вебинар в Контур.Школе

Вы узнаете, как правильно предоставить и оплатить отпуск работнику

Посмотреть

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ.

Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы.

А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 18 советов про график отпусков 606.4 КБ

  • 5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ

Скачать

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/227

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.