Как в трудовой указать что запись недействительна

Содержание

Как признать запись в трудовой книжке недействительной

Как в трудовой указать что запись недействительна

Весь процесс трудоустройства и ухода с вакантного места подлежит строгой фиксации как в личном деле, так и в трудовой книжке сотрудника. Производить записи может только инспектор кадровой службы.

Не все сотрудники знают, как правильно оформляются данные в трудовой.

В связи очень актуален вопрос, который может возникнуть у любого работающего гражданина, что предпринимать, если запись в трудовой недействительна.

Руководство кадровику

Самым важным рабочим документом любого человека трудоспособного возраста является трудовая книжка. С её помощью ведётся учёт стажа, отработанного человеком, который необходим в дальнейшем для произведения начисления пенсионных выплат.

Если кадровик совершил ошибку при внесении записи в бланк, она должна быть исправлена в соответствии с правилами, установленными законодательством, которые закрепляют порядок, как в трудовой книжке сделать пометку «запись недействительна».

При выполнении своих служебных обязанностей сотрудники кадровой службы должны руководствоваться следующими документами:

  1. Трудовым кодексом РФ. Особое внимание уделяется статьям, в которых приведены основные формулировки для внесения изменений в бланк документа.
  2. Правила о порядке хранения бланков трудовых, а также ведение записей, утверждённые Правительством РФ. В документе закреплено, как должны храниться бланки трудовых, а также правила заполнения вкладышей.
  3. Одним из основных документов является Постановление Министерства труда РФ № 69, которое было принято 10 октября 2003 года. Это инструкция по заполнению трудовых бланков.

Любое внесение изменений, а также признание записи в трудовой недействительной, должно производиться с нормами вышеперечисленных законодательных документов.

Особенности

Существует несколько вариантов внесения иных данных в трудовые книжки:

  • исправление;
  • дополнение;
  • изменение.

Если речь идёт о том, что запись в бланке недействительна, должны вноситься исправления. Это замена некорректной записи, которая была внесена по ошибке.

Просто так самому исправить неправильную запись нельзя. Если гражданин обнаружил в своём документе ошибку, за исправлением он может обратиться только по месту работы. Если это невозможно, то признать запись недействительной будет возможно только через суд.

Вносить корректировки в бланки трудовых книжек могут только сотрудники, наделённые полномочиями на основании приказа руководителя организации. На больших предприятиях существует отдельно отдел кадров. На небольших фирмах, где нет отдельно кадрового сотрудника, ведением книжек может заниматься сам директор или бухгалтер. Также иногда эта обязанность возлагается на секретаря.

Не имеют право вести и заполнять трудовые книжки физические лица, выступающие в качестве работодателей.

Ошибки обнаруживаются чаще всего во время проведения проверок на предприятии, ревизионных работ.

Основными неточностями считаются:

  1. Неверные сведения о гражданине, содержащиеся на титульной странице. В таком случае сотруднику необходимо написать заявление в отдел кадров с просьбой внести исправления. Предварительно необходимо подготовить документы, подтверждающие факт ошибки. Если была допущена ошибка в ФИО, гражданин сможет добиться её исправления только через суд. Ему потребуется доказать, что владелец трудовой книжки – именно он.
  2. Информация о трудоустройстве прописана неправильно. Сложность возникает в том, что изменить запись на правильную можно только в той организации, которая допустила ошибку

Если фирма закрылась или подверглась ликвидации, можно сделать запрос в городской архив.

Общие правила

При обнаружении ошибок в трудовой книжке просто поправить их или зачеркнуть нельзя. Сотрудник обязан написать «запись недействительна». Зачеркнуть информацию можно только в том случае, если она указана на титульном листе. Но при этом на корке документа должна быть отсылка на документ, на основании которого были сделаны исправления.

Алгоритм внесения поправок следующий:

  1. В первом столбце проставить номер по порядку.
  2. Далее следует дата, в которую делается исправление.
  3. В третьем столбце в трудовой книжке пишется, что запись № ___ считать недействительной, далее указываются правильные данные.
  4. Четвёртый столбец должен содержать сведения о документе, на основании которого внесено исправление.

Обычно кадровик, заполняющий книжки, знает этот алгоритм наизусть.

Если ошибка сделана на титульном листе, делать исправление нужно следующим образом:

  • старая надпись должна быть полностью перечёркнута с помощью одной ровной черты;
  • рядом необходимо внести правильные сведения;
  • на корочке трудовой необходимо записывать реквизиты документа, на основании которого было внесено исправление.

Сотрудником кадровой службы могут быть внесены ошибочно сведения не только в данные о месте работы, дате приёма и увольнения, но и в сведения о наградной деятельности. В этих разделах также запрещены зачёркивания. Далее указывается недействительность награждения и прописывается достоверная информация.

Многие кадровики ошибочно считают, если в трудовой книжке не осталось места для внесения записей, можно продолжать заполнять на полях, предназначенных для внесения приказов о наградной деятельности. Но это неправильное действие. В такой ситуации обязательно заводится вкладыш.

Особенности ошибок

Чаще всего сотрудникам приходится сталкиваться со следующими ошибками, которые требуют особого порядка исправления:

  1. Сотрудник восстанавливается по прежнему месту работы на основании суда. На основании решения суда увольнение признается недействительным. В трудовой указывается дата, с которой работник может снова приступать к выполнению своих служебных обязанностей. Запись об увольнении должна быть признана недействительной. В качестве основания будет указываться решение суда.
  2. При увольнении кадровик указал неправильную статью Трудового кодекса. Это может существенно помешать в дальнейшем, при устройстве на новое место. В такой ситуации вся фраза о расторжении трудового договора будет считаться недействительной.
  3. Одной из самых серьёзных ошибок считается неверные даты приёма на работу и увольнения. При выходе на пенсию у граждан из-за таких моментов возникает проблема начисления выплат.

Важно при получении трудовой книжки на руки проверить правильность заполнения заранее. Для внесения изменений необходимо написать заявление на имя руководителя. Далее должен быть издан приказ, на основании которого вносятся корректировки в трудовую.

Если неправильно указано наименование организации, исправление вносится следующим образом: «в наименовании предприятия допущена ошибка».

Исправления в книжках уволенных сотрудников

Часто случаются ситуации, когда гражданин устраивается на новое вакантное место. При подаче документов в отдел кадров для оформления трудового договора обнаруживается, что по старому месту работы кадровики сделали ошибку в бланке трудовой.

В таком случае необходимо действовать следующим образом:

  • сделать запрос по старому месту работы, для получения официальной бумаги о допущении ошибки. В качестве подтверждения может быть приказ руководителя, выписка из личного дела;
  • полученный документ с подтверждением ошибки необходимо отдать в отдел кадров по новому месту работы.

Исправить допущенные ошибки, произвести изменения можно по прошлому месту работы. Для того чтобы это сделать, нужно обратиться с письменным заявлением на имя руководителя.

При проведении процедуры изменения указывается наименование организации, предприятия, фирмы полностью, неправильная запись подписывается, как недействительная. Затем вписывается правильная информация.

Если фирма отказывается добровольно исправить допущенные её сотрудником ошибки, каждый гражданин имеет право обратиться в суд. Но чаще всего руководство исправляет неточность, так как суд всегда примет сторону сотрудника, а виновное лицо подлежит административной ответственности.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/zapis-nedeystvitelna

Отмена недействительной записи в трудовой книжке: образец документа. Как исправить ошибки и неверные формулировки?

Как в трудовой указать что запись недействительна

Ошибка в трудовой книжки – не трагедия и не основание для переоформления документа. Допущенные неверные формулировки подлежат исправлению в установленном порядке.

Какие записи могут быть признаны недействительными

Недействительными признаются неверные записи, внесённые в разделы “Сведения о работе” и “Сведения о награждении”. Ошибки, допущенные при заполнении первого листа трудовой книжки, исправляются путём зачёркивания и указания верной информации. Признание записи недействительной влечёт её аннулирование, никаких последствий в связи с такой записью не возникает.

В трудовой книжке ведётся сквозная нумерация записей в соответствующих разделах. Каждой записи, включая записи о недействительности, присваивается следующий номер, что исключает возможность путаницы и облегчает процедуру ведения документа.

Недействительной запись должна быть признана в любых случаях, когда содержащаяся в ней информация не отражает действительность:

  • указан неверный порядковый номер;
  • проставлена неверная дата приёма или увольнения (награждения);
  • неправильно сформулирована содержательная часть записи:
    • неверно указано основание трудоустройства (принят, назначен или избран);
    • неверно определено основание увольнения;
    • сделана ссылка на несоответствующий пункт и статью Трудового кодекса;
    • указана неверная специальность, профессия, должность;
    • неверно указаны сведения о том, кто, за что и какое награждение произвёл и т. д.;
  • допущена ошибка в описании основания, послужившего основанием для внесения записи:
    • неверное наименование документа (приказ, распоряжение, протокол, решение и т. д.);
    • указаны неверные реквизиты документа (дата и номер).
  • части записи размещены в несоответствующих графах (например, нарушен порядок вписания даты в графе 2);
  • в других случаях.

Отсутствие обязательной для внесения в трудовую книжку информации (например, статьи и пункта Трудового кодекса, описания награды и т. д.), а также допущенные сокращения, орфографические ошибки также являются основаниями для признания записи недействительной.

В общем случае запись о недействительности делается работодателем, который допустил неточность, или текущим работодателем на основании подтверждающих документов от допустившего ошибку. В последнем случае в качестве основания для внесения записи следует указывать, что подтверждающий документ исходит от другого лица, в частности, указать, какой организацией издан приказ.

При реорганизации/ликвидации предприятия (организации) исправление осуществляется правопреемником/текущим работодателем при предоставлении необходимых подтверждающих документов. В исключительных случаях связанные с неверной записью споры разрешаются в судебном порядке.

Внесение записи о недействительности сделанной ранее записи

Порядок внесения исправлений определён разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Запись о недействительности вносится с соблюдением общего порядка внесения записей в трудовую книжку:

  • в столбце 1присваивается очередной номер записи;
  • в столбце 2проставляется текущая дата (дата внесения записи о недействительности);
  • в столбце 3 приводится информация о недействительности записи с указанием её порядкового номера, достоверная запись в полном соответствии с формулировками в Трудовом кодексе и (или) подтверждающими необходимость исправления документами;
  • в столбце 4 приводится ссылка на документ, явившийся основанием для внесения исправлений.

Исправления вносятся только при документальном подтверждении. Свидетельские показания при ведении могут учитываться только в случаях массовой утраты работодателем трудовых книжек или в судебных разбирательствах.

Факт ознакомления с внесёнными в трудовую книжку записями подтверждается работником своей подписью в личном деле.

Частным случаем признания записи недействительной является вынесение судом решения, из которого вытекает необходимость внесения исправления, например, при признании увольнения по указанным в приказе основаниям незаконным.

В подобных случаях работодатель должен вынести соответствующий приказ (отменить предыдущий незаконный приказ или изменить формулировку увольнения), который и должен быть указанным в качестве основания внесения записи о недействительности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/nedejstvitelnost-zapisi.html

Недействительная запись в трудовой книжке

Как в трудовой указать что запись недействительна

Ни один, даже обладающий колоссальным опытом работы, кадровик или бухгалтер, не застрахован от досадных ошибок при заполнении трудовых книжек. К тому же причин возникновения ошибочных записей может быть несколько.

Это и неточности в оформлении приказов по личному составу, и сбои в нумерации распоряжений, да и пресловутый человеческий фактор. Хотя, надо отметить, что трудовая книжка – документ, требующий внимательного отношения, и ошибки в нем случаются нечасто.

Однако если недействительная запись в трудовой книжке все же появилась, то исправить ее нужно незамедлительно.

Отмена записи в трудовой книжке: общие правила

Сведения в документ вносятся в соответствии со специальной инструкцией № 69, регламентирующей этот процесс и утвержденной Постановлением Минтруда 20.20.2003. Там же прописаны и требования, объясняющие порядок внесения исправительных записей. Рассмотрим правила, действующие в этой области кадрового делопроизводства.

Аннулирование записи в трудовой книжке: особенности внесения изменений

Неправильная информация может быть установлена как в любом разделе документа, так и на титуле. Несмотря на то, что законом продиктованы одинаковые способы исправления сведений, мы рассмотрим разные случаи возможных ошибок.

Следуя общим указаниям, неточности, допущенные кадровиком на этапе оформления документа, автоматически делают новую книжку недействительной. Она должна быть уничтожена.

При обнаружении ошибки в уже действующей книжке требуется новой записью объявить о недействительности записи предыдущей. Зачеркивать неточную запись или пользоваться корректировочной канцелярской жидкостью нельзя.

Разберемся, как убрать запись из трудовой книжки в соответствии с инструкцией.

Запись в трудовой недействительна: как исправить

При нахождении неверных сведений в тексте специалист вносит поправочную информацию, для чего указывает:

  • Порядковый № записи;
  • В гр. «Дата» – дату производства записи арабскими цифрами
  • В гр. «Сведения о работе» – название фирмы (полное и аббревиатуру), неправильная запись признается недействительной фразой «запись № … считать недействительной», вносится новая информация;
  • В графе «Наименование, дата и номер документа, обосновывающего запись» фиксируется № и дата распоряжения, подтверждающего правдивость новых сведений;
  • Должность и подпись специалиста, сделавшего исправление.

Таков алгоритм исправлений, когда неточность допущена исполнителем в одной организации. Например, при ошибке в названии должности (образец № 1), номере распоряжения по личному составу или его содержания (образец № 2).

Признание записи в трудовой книжке недействительной: образец № 2

При установлении неточности после увольнения, верные сведения может внести специалист прежней компании (как в образце № 3), если бывший сотрудник еще не успел устроиться официально.

Отмена записи в трудовой книжке: образец № 3

Если неточность допущена специалистами компании, в которой сотрудник работал прежде, то исправить запись может кадровик новой фирмы при предъявлении сотрудником документов, подтверждающих существование ошибки и доказывающих правдивость иной информации.

Как аннулировать запись в трудовой при неправильно внесенных датах

Отсутствие внимания специалиста в написании дат чревато осложнениями в будущих взаимоотношениях с Пенсионным фондом, и это обстоятельство должен учитывать сам работник, а потому не лишним будет проверить написанное.

Ошибки в датах приема, перевода или увольнения должны исправляться обязательно. Если подобная неточность обнаружена работником, то ему следует обратиться к руководителю фирмы или его заместителю по кадровой работе и оформить заявление с просьбой об исправлении.

В компании на его основании издается соответствующий приказ, а специалист – кадровик:

  • Исправительной записью «запись № … в трудовой книжке считать недействительной» подтверждает ошибочность ранее означенных данных;
  • Заносит правильную дату, проставляет № приказа – основания для внесения измененной информации;
  • Указывает должность, ФИО и подпись, скрепляет запись печатью компании.

Как отменить запись в титуле трудовой книжки

Титульный лист содержит основные сведения о сотруднике. Незамеченная при оформлении трудовой книжки ошибка должна быть устранена сразу после обнаружения. Здесь несколько иной алгоритм исправлений: неверную информацию разрешается зачеркивать в исключительных случаях.

Часто кадровикам приходится изменять фамилии сотрудниц в связи с заключением брака. Добрачные фамилии зачеркивают ровной четкой линией, делают пометку о недействительности, вносят новые сведения и, как правило, на развороте записывают информацию, подтверждающую смену фамилии – № и дату свидетельства о браке.

Запись подтверждается подписью специалиста и печатью предприятия.

Образец № 4: аннулирование записи в трудовой книжке (титул)

Важно помнить, что аннулирование записи в трудовой книжке законно лишь при письменном признании пронумерованной предыдущей записи недействительной, а исправленная информация должна иметь документальное подтверждение.

Фиктивная запись в трудовой книжке: ответственность

Оставление в трудовой книжке несоответствующих действительности записей инспекторы гострудинспекции расценивают как нарушение трудового законодательства, а такие выводы могут привести к привлечению работодателя (или должностного лица) по ст. 5.27 КоАП.

Источник: https://spmag.ru/articles/nedeystvitelnaya-zapis-v-trudovoy-knizhke

Образец записи в трудовой книжке Запись недействительна в 2020 году – пример, заполненный, считать, признание

Как в трудовой указать что запись недействительна

Трудовая книжка является официальным документом любого сотрудника, в который вносится стаж, длительность опыта, причины увольнения и некоторая другая информация.

Ошибки в нем крайне нежелательны, но все же встречаются по причине безалаберности кадровика или бухгалтера.

При желании подсчитать накопленный стаж или оформить пенсию возникнут проблемы, и чтобы избежать этого, необходимо знать, как можно исправить помарку и признать сделанную запись недействительной.

Законодательство Российской Федерации защищает права трудящихся и оговаривает, как должно строиться взаимодействие разных сторон процесса труда, чтобы ничьи права не были ущемлены.

Трудовой кодекс Российской Федерации оговаривает все нюансы, в том числе и связанные с трудовыми книжками.

Согласно закона, они являются основной бумагой для официально трудоустроенного человека, и заполнять их нужно всякий раз, когда происходит какое-либо изменение в статусе человека или его квалификации, связанное с трудовой деятельностью.

Заполнение и ведение трудовых книжек строго оговорено в соответствующих Правилах и Инструкции, которые были изданы еще в 2003 году.

В них прописывается, кто имеет право заполнять документы, поданы примерные формулировки того, как следует отражать разные события в виде записей, а также исправлять, если в заполнение закралась ошибка.

Последнее следует разобрать, так как даже опытные кадровые специалисты не всегда знают, каким образом это отражать в документации.

Внесенные в трудовую записи может изменять или отменять ограниченный перечень людей, у которых есть соответствующие полномочия, но ни в одном законе не предусмотрено перечисления таких должностей.

Упомянуто только то, что подобные полномочия передаются внутренним приказом, но это обычно делается в отношении кадровиков, а на мелких предприятиях заниматься данной работой может руководитель фирмы или любой другой сотрудник, к примеру бухгалтер, секретарь, администратор и прочие.

Для неверной информации, которая была внесена в трудовую, нельзя применять привычные в других случаях зачеркивания, замазывания, сноски и прочие способы.

Разрешено использовать только тот вариант, связанный с указанием недействительности записи и добавлением правильных данных.

Когда ошибка появилась на первой странице, то допускается зачеркнуть неверную информацию и дописать соответствующую действительности, но на обложке с внутренней стороны указывается, почему произошли изменения и на основании чего они были вписаны в документ.

Записи всегда вносятся шариковой ручкой синего или черного цвета, но вполне допустимы гелевые или перьевые варианты, используя чернила, устойчивые к влиянию света и влаги.

При использовании чернил важно не поставить кляксу или не замарать бумагу, а слова при этом следует вписывать полностью, не используя сокращений.

Если это сделать не так, как оговаривают правила, то придется опять осуществлять коррекцию.

Как выглядит заполненный пример

В том, чтобы правильно внести измененную информацию в трудовую, нет ничего сложного, для этого нужно только взять правильную ручку и подобрать верную формулировку для исправления.

Как уже говорилось, зачеркивать, замазывать, стирать данные нельзя, и остается только использовать отменяющую запись.

Как и при постоянной записи, под неверными данными ставится порядковый номер графы, в которую они попали, а также говорится о том, что ее следует считать недействительной.

Указывается и основание, которое послужило причиной для такого шага, если это банальная невнимательность кадровика, то говорится о том же документе, который использовался и ранее.

Но при изменении фамилии указывается документ, отражающий необходимость таких действий. Правильный алгоритм будет залогом успеха, и о нем можно будет узнать далее.

Образец записи в трудовой книжке “Запись недействительна” может быть таким:

Как правильно исправить

Обычно ошибки находят или владельцы книжек, или ответственные за их заполнение люди, которые получили от непосредственного руководителя такие полномочия.

При нахождении ошибочной информации в разделе сведений о сотруднике, он должен собрать бумаги с правильными данными, это может быть паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке и другие документы.

Далее подается заявление на имя руководителя с просьбой внести исправление. Если помарка была отмечена владельцем слишком поздно, то ему нужно обратиться к предыдущему работодателю, по вине которого и была допущена ошибка, либо же идти в суд.

Ведь только эта инстанция сможет принять решение, согласно которому будет установлена принадлежность документа и скорректирована ошибочная запись.

При обнаружении владельцем книжки ошибки в сведениях о работе или награждениях, он должен действовать немного по другому.

В этой ситуации следует обратиться к тому работодателю, где он работал ранее и заявить о необходимости исправить допущенную ошибку.

Если увольнение произошло, и после него человек трудоустроился на новом месте, то естественно, что на руки книжку не выдадут.

Тогда следует подать предыдущему начальству заявление с просьбой выдать копии документов, которые позволят произвести коррекцию.

Нередко бывает, что организация уже не работает, и тогда все документы можно получить в городском архиве, по месту регистрации компании.

При исправлении вносятся изменения по графам, и следует правильно отразить всю информацию:

1 графаНомер записи
2-я строкаДата, когда вносятся правки
3Причина внесения “Запись *номер* считать недействительной”, после чего говорится о верных данных;
4-я строчкаРеквизиты распоряжения руководства, которое послужило основой для внесения информации

Одна запись может признать недействительными сразу несколько пунктов, поэтому необходимо указать, какие именно ошибки были допущены, и после этого опять-таки прописать нужную формулировку.

Эти действия не сильно отличаются, но некоторые нюансы в разных ситуациях все же существуют.

После увольнения

Неправильные сведения, внесенные работодателем, сотрудник может обнаружить сразу после увольнения, поскольку только тогда ему на руки выдается книжка.

Если человек внимательный, и не успел устроиться на работу, он может обратиться к прошлому руководителю, и тогда он:

Делает запись в графе сведений о работеВ виде наименования организации, возобновляя тем самым блок от своего лица
Ставится текущая дата внесения коррекции
Запись признается недействительнойИ после нее говорится о верной информации
Проставляются реквизиты того приказаНа основании которого были внесены новые сведения
Специалист-кадровикСтавит свою подпись вместе с владельцем книжки и заверяется это печатью организации, после чего блок закрывается

Недействительна дата трудоустройства сотрудника

Когда кадровик перепутал даты, ошибся в цифрах или допустил другие ошибки такого рода, ему конечно необходимо срочно исправить помарку, поскольку она может привести к проблемам с Пенсионным Фондом в дальнейшем.

Дата исправляется следующим образом:

На имя директораПишется заявление с просьбой об исправлении
Делается приказ на правкиС определенным внутренним номером
КадровикПодтверждает недействительность и вносит верную информацию, а также основания для изменений
Специалист, осуществляющий правкуВписывает должность, инициалы и подпись, а также ставится печатка

: как правильно исправить запись

Неправильная формулировка увольнения

Неправильное отражение причины увольнения можно исправить таким же образом, что и предыдущие варианты.

При отсутствии нового места работы обращение направляется предыдущему начальству, а при наличии места труда следует направить обращение от имени текущего руководства.

Правила внесения информации такие же, но если старая фирма отказывается внести правки, то следует оформить официальное письмо новому работодателю, и он по своим каналам получит подтверждающие бумаги.

В противном случае потребуется идти в суд, если никакие варианты больше не сработали.

Ошибки, не подлежащие исправлению

Когда при приеме на работу кадровик обнаруживает ошибку на титульном листе книжки, то она будет недействительной.

Ведь на главный листок можно вносить либо корректировку данных, либо дополнять их, но не исправлять уже имеющуюся информацию.

Отказывать в трудоустройстве при недействительной книжке нельзя по закону, поэтому от человека берется заявление, в котором тот просит оформить ему новый документ в связи с тем, что выданная на предыдущем месте является недействительной.

Также будет неправильно, если на титулке нет печати организации, проводившей оформление трудовой впервые, и это тоже делает книжку недействительной.

Но шанс на исправление есть, для этого следует пойти в фирму, которая выдавала впервые бумагу и поставить там печатку, но если она ликвидирована и не осталось правопреемника, остается только получать новую.

Главной проблемой при получении новой трудовой будет ее пустота, и чтобы подтвердить стаж, следует собрать справки с предыдущих работодателей.

Но полностью записи не вносятся, поскольку будет достаточно лишь указать в верхней части сведений о работе количество накопленного опыта.

В трудовых книжках, как и иных документах, часто возникают ошибки, и исправить их можно только признав недействительными и внеся новые данные в бумагу.

Этим занимаются кадровые специалисты, которые должны провести процедуру правильно, либо выдать новый документ, если старый попросту недействителен.

В любом случае следует ориентироваться на правила ведения и заполнения таких бумаг, чтобы в дальнейшем у сотрудника не возникало сложностей с пенсией или пособиями.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristhere.ru/obrazec-zapisi-v-trudovoj-knizhke-zapis-nedejstvitelna/

Оформить «Запись недействительна» в трудовой книжке

Как в трудовой указать что запись недействительна

Трудовая книжка – это важный документ, в который производятся записи о настоящем и предыдущих местах работы гражданина, о том на какие должности и в какие периоды он назначался. Данный документ является наиболее удобным для счисления трудового стажа гражданина, при начислении пенсионных выплат, и оформлен  должен быть грамотно и с соблюдением норм законодательства.

Поскольку записи в трудовой книжке делаются вручную, при оформлении могут быть допущены ошибки. Записи, сделанные с ошибками, являются недействительными и могут сделать недействительным весь документ.

О том, как поступать в ситуации, когда при внесении данных допущена ошибка, как быть с недействительной записью в трудовой книжке, в каких случаях это делает недействительным весь документ, мы расскажем в нашей статье.

Ошибки и последствия

Допустить ошибку в трудовой книжке сотрудника может работник отдела кадров, ещё на этапе оформления.

Когда на вас заводят трудовую книжку, сотрудник отдела кадров или бухгалтерии организации должен заполнить  титульный лист.

Именно допущенные здесь ошибки могут послужить причиной того, что трудовая книжка будет признана недействительной. Наиболее распространёнными и фатальными являются следующие ошибки:

  • Ошибка в личных данных. Если ФИО в трудовой отличается от указанных в паспорте, то документ считается недействительным;
  • Если заполнявший трудовую книжку сотрудник не расписался или забыл поставить печать, то трудовая книжка является недействительной;
  • Если дата заполнения указана не соответствующая действительности. Это можно выявить, если дата заполнения указана более ранняя, чем дата изготовления бланка трудовой книжки.

Есть, однако же, ошибки, которые регламентированы законодательством и  те, которые подлежат исправлению. Давайте подробно рассмотрим, какие именно могут встречаться недействительные записи в трудовой книжке.

Регламент

Записи в трудовую книжку вносятся согласно правилам, которые диктует трудовое законодательство. Здесь есть специальные документы, которые именуются «Инструкция по заполнению трудовых книжек», и «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

В этих документах освещены некоторые моменты, связанные с тем, что стоит делать в случае внесения в трудовую книжку ошибочной записи. Согласно этим документам можно поделить ошибки на 3 группы:

  • Подлежащие исправлению. В правилах ведения чётко указан порядок действий, которые необходимо предпринять в случае выявления таковых;
  • Не подлежащие исправлению. Устранение этих ошибок может повлечь за собой последствия, в которых трудовая книжка будет признана недействительной. В частности это касается ошибок допущенных при заполнении титульного листа;
  • Не регламентированные ошибки. Ответственность по исправлению или принятию решения о замене трудовой книжки гражданин, ложится на должностное лицо, в чьи обязанности входит работа с трудовыми книжками сотрудников.

Исправление

В спектре ошибок, связанных с ведением трудовой книжки, допускается исправление только те, которые относятся к сведеньям о работе и о вознаграждениях, которых был удостоен владелец. Исправить ошибку могут только:

  • Работник, имеющий допуск к ведению трудовых книжек на предприятии, где она была допущена;
  • Работник, в чьи должностные обязанности входит ведение трудовых книжек сотрудников, на настоящем рабочем месте владельца книжки, при наличии официального разрешения от организации, допустившей ошибку.

Согласно правилам и инструкциям по ведению записей в трудовой книжке, допускаются следующие методы по работе с ошибочными записями:

  • Зачёркивание, которое допускается лишь в редких случаях, для исправления таких данных о сотруднике, как ФИО и дата рождения. Это регламентированное изменение возможно лишь в тех случаях, когда владелец трудовой книжки меняет ФИО, и некоторых других;
  • Дополнение. К примеру, внесение правильной информации, после зачёркивания записи, признанной не актуальной и т.п.;
  • Признание записи недействительной. Это наиболее распространённый способ, в соответствии с которым действуют, допуская ошибки связанные с внесением ошибочных сведений о работе.

В случаях, когда в документ внесены исправления, на внутренней стороне трудовой книжки указывается перечень документов, на основании которых были внесены поправки. Обычно обозначают несколько документов, на которые можно сослаться.

Признание записи недействительной

Если допущена ошибка при внесении новых сведений о месте работы, датах и т.п. то наиболее правильным будет признать запись недействительной. Механизм внесения изменений в соответствии с этим способом легче всего просмотреть на примере.

Допустим, сотрудник планирует уход с занимаемой должности, по средствам заявления по собственному желанию.

Как мы знаем, для таких случаев предусмотрен двухнедельный срок, в который сотрудник может изменить своё решение.

Однако отдел кадров начинает готовить приказ об увольнении практически сразу и делать соответствующие записи в документах заранее. В трудовую книжку при этом вносится запись со ссылкой на приказ об увольнении.

Через неделю сотрудник изменил своё решение и предпочёл остаться на занимаемой должности, а пометка об увольнении уже была внесена в трудовую книжку.

В таких случаях отдел кадров должен издать новый приказ, который отменяет приказ об увольнении сотрудника. В трудовой книжке при этом вносится запись — «Запись под номером (указывается номер записи об увольнении) недействительна».

После указывается  дата,  и номер приказа, согласно которому приказ об увольнении считается недействительным.

Такой порядок изменений предусмотрен, если ошибка имеет под собой документальный характер. Однако при допущении ошибки в названии организации, в порядковом номере записи и дате, также стоит указать, что запись в трудовой книжке, где она допущена, является недействительной.

В таких случаях в следующей графе пишется – «Запись под номером ___ недействительна» без ссылки на документацию, но с обозначением даты. В трудовую книжку после этого вносится правильная запись.

Источник: https://trudinsp.ru/oformit-zapis-nedejstvitelna-v-trudovoj-knizhke.html

«Запись считать недействительной» в трудовой книжке: образец, в каких случаях может быть признана, как вносить, ответственность работодателя

Как в трудовой указать что запись недействительна

Трудовая книжка на сегодняшний день — главный документ, подтверждающий рабочий стаж человека, определяющий сумму пенсионных выплат и в определённых случаях дату выхода на пенсию. Любая оплошность кадровика при оформлении трудовой может повлечь за собой серьёзные последствия (и не только для владельца документа).

К сожалению, не все лица, занимающиеся ведением кадрового документооборота, знакомы с правилами внесения корректив в неверно указанную информацию в трудовом регистре.

Разберёмся: из-за каких недочётов кадровиков основной реестр, отражающий трудовой стаж человека, может оказаться в целом недействительным, кто должен вносить коррективы в бланк, как грамотно признать недействительной ошибочную запись и как её поправить.

Когда запись в трудовой признаётся недействительной: образцы и нюансы

Фактически есть два вида несоответствий в трудовой книжке, при возникновении которых последствия классифицируются по-разному, вернее, это даже не виды, а два места:

  1. Если ошибочные сведения будут найдены на титул-листе трудового регистра, это, как правило, приводит к тому, что такой документ при его сдаче в ПФР для учёта трудового стажа признаётся недействительным в полном объёме. В этом варианте решение одно — делать дубликат трудовой, где все записи будут правильными (более подробно об этом расскажем в отдельной главе).
  2. На страницах, которые содержат информацию о рабочем стаже человека, а также на листах с вынесенными ему благодарностями и с отметками о полученных им наградах, корректировки возможны, но только с соблюдением всех требований кадрового документооборота. Итак, какие ошибки можно исправить с помощью признания записи недействительной:
    • Ошибочное и/или неполное написание должности работника — одна из самых распространённых ошибок. При любой неточности, несостыковках со штатным расписанием или с трудовым соглашением служащего нужно в обязательном порядке признавать такую запись недействительной. Это, во-первых, важно для работника, к примеру, когда вместо «главного специалиста» указывают просто «специалист» и т. п., ведь это влияет на реноме работника, а также на уровень оклада на следующем месте работы. Но, во-вторых, в этом случае больше может пострадать как раз сам работодатель, когда при проверке запись в трудовой не будет биться ни со штатным расписанием, ни с отчётностью в фонды и налоговикам, ни с остальным документооборотом по конкретному работнику. Это грозит штрафами для предприятия. Схема действий кадровика при обнаружении такой ошибки стандартная — под следующим номером записи (в нашем примере — №6) дублируется дата и основание некорректной записи, пишется формулировка «Запись за номером _ недействительна», а далее ставится текст о приёме на работу с указанием правильной должности. Образец такой записи может выглядеть таким образом.

      Запись об ошибке при указании должности может выглядеть так

    • Другой вариант — некорректно указанные даты приёма, увольнения и распоряжения. Заметим: всё, что касается стажа работников, особенно тщательно отслеживается и налоговым регулятором, и ПФР. Поэтому здесь тоже всё должно быть чётко — даты в приказе о приёме на работу, в трудовом контракте и книжке должны быть идентичными. К примеру, даже если человек, вносящий дату, просто опечатался, как в примере ниже, он должен оформить на имя гендиректора предприятия служебку с обоснованием выпуска отдельного распоряжения по этому вопросу и внесения корректив в документ. И только после этих шагов допускается фиксация неправильной цифры в качестве недействительной и создание новой записи со ссылкой на корректирующий локальный акт с указанием его номера и корректной даты трудоустройства (или увольнения). Стандартно уточнённая запись фиксируется визой ответственного лица с её расшифровкой и гербовой печатью юр.лица.

      Опечатка в дате выпуска приказа (здесь она указывает на факт, что приказ вышел после трудоустройства) ведёт к признанию такой записи недействительной

    • Ещё момент, где может быть допущена оплошность кадровиком, — когда в своё время не была уточнена информация о реорганизации предприятия, а при увольнении человека предыдущее название компании уже не соответствует новым данным в штампе фирмы. Проставлять в запись об увольнении новую печать без обоснования причины запрещено. Иначе эти данные не будут засчитаны в трудовой стаж и будут признаны ошибочными (можно и штраф за это получить). Действия здесь должны быть определёнными — указать на запись об увольнении как недействительную, последующей записью зафиксировать факт и основание по реорганизации и только после этого сделать запись об увольнении уже из реорганизованной фирмы. В крайнем случае можно записать, что компания была реорганизована уже после оформления увольнения.

      Лучше не злоупотреблять такими записями, когда дата более раннего приказа стоит после нового распоряжения

    • Много ошибок допускается начинающими кадровыми работниками при неправильных формулировках статей увольнения. Здесь встречаются и просто чисто формальные ошибки, когда сокращаются до аббревиатур слова «Трудовой кодекс Российской Федерации» или сжимаются слова (типа «статья»). А есть и более серьёзные моменты, когда допускаются ошибки в номере статьи или её формулировке.
    • Отдельный вопрос — когда запись в регистре признаётся недействительной после иска уволенного человека и решения судебной инстанции (или постановления инспекции). Когда регулирующим органом выносится определение о восстановлении в должности или исправлении формулировки. Особенно часто это происходит при увольнении «по статье». В этом случае по стандартным правилам выпускается приказ и только на его основании делается запись, отменяющая предыдущую, проставляется основание этого шага.

      Образец внесения записи о восстановлении на рабочем месте может выглядеть так, здесь обязателен номер приказа о восстановлении

    • В отдельном блоке, содержащем инфо о награждениях все коррективы должны вноситься аналогично. Если допущена опечатка, её можно просто уточнить, до этого оформив запись как недействительную. Если же несоответствия были допущены по существу, помимо признания записи недействительной, нужны ссылки на регламентирующий уточнения внутренний акт.

      а

    • Если в реестре трудовой деятельности ошибочные данные обнаружены сразу в двух, идущих друг за другом, записях, нельзя одной записью аннулировать две. Каждая ошибка признаётся отдельно (одна некорректная запись — одно признание её недействительности).

Нужно понимать, что если кадровик или другое должностное лицо, ведущее кадровую документацию, обнаруживает в трудовом регистре работника ошибки, даже если они были допущены на предыдущем месте работы, он обязан предупредить об этом сотрудника и рассказать ему обо всех последствиях. Кроме этого, помочь человеку в исправлении сложившейся ситуации — прямая обязанность ответственного работодателя. Главное здесь — помнить о том, что все коррективы по предшествующим местам работы должны быть официально признаны.

И знайте: отказать человеку в приёме на работу, аргументируя этот факт причиной, что у него неверно оформлена трудовая книжка, неправомочно. Правильное оформление документации — обязанность нанимателя, и служащий не может отвечать за некомпетентность кадровой службы.

Кому доверено право делать коррективы в трудовых регистрах

Корректировать записи в личном трудовом реестре могут только ответственные работники, отдельно назначенные на должность ведения кадрового делопроизводства и трудовых вопросов (по специально выпущенному локальному акту). Сюда могут быть отнесены:

  1. Директор организации или индивидуальный предприниматель, который берёт кадровое делопроизводство на себя (с определённой формулировкой в приказе).
  2. Работник бухгалтерии — как правило, эту функция возлагается на бухгалтерию, когда в штате микро и малых предприятий нет кадровой службы.
  3. Кадровики обычно ведут трудовое делопроизводство на средних и крупных предприятиях.
  4. Юрист компании, ведущий кадровые вопросы.

Ключевое требование здесь — должно соблюдаться основное правило кадрового документооборота: исправление записи допускается только после ознакомления с документацией, подтверждающей некорректность записи и наличие ошибки.

Внести отметку о недействительности записи имеет право как сотрудник, допустивший ошибку, так и должностное лицо с нового места работы обладателя трудовой книжки, даже если работник к тому времени уже сменил несколько мест трудоустройства. Здесь важно руководствоваться требованиями законодательства, предусматривающими документальное подтверждение факта, поэтому при исправлении ошибок другого нанимателя нужно получить от него официальную бумагу.

Главные документы, на которые следует опираться при внесении исправлений:

  • Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» №225, вышедшее 16.04.2003.

Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/trudovoj-dogovor/zapis-nedeystvitelna-v-trudovoy-knizhke.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.