Как заполнить вкладыш трудовой книжки образец

Выдан вкладыш в трудовую книжку – образец записи – 2020

Как заполнить вкладыш трудовой книжки образец
Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: “Выдан вкладыш в трудовую книжку – образец записи”. На странице собрана информация с авторитетных источников и сделаны выводы. На все сопуствующие вопросы вам ответит дежурный консультант.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Зачем нужен вкладыш

Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе. При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.

[3]

Без трудовой книжки вкладыш недействителен, поскольку является приложением к ней, а не самостоятельным документом. Количество вкладышей не ограничено.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Вшивать документ или нет?

Вкладыш в трудовую книжку всегда только вшивается. Никаких скреплений скобами, степлером, приклеиваний скотчем.

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

  1. Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
  2. Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.
  3. Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.
  4. Закрепляют нить крепким узлом.
  5. Запечатывать сургучом не нужно.

В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

Технически вшивать удобнее в середину.

Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

  • внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
  • проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Нюансы оформления

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

  • Изъять ошибочно заполненное приложение.
  • Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
  • Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
  • Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
  • Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

  • прямоугольный контур;
  • словосочетание «Выдан вкладыш»;
  • слова «Серия» и «Номер»;
  • линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

  • титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
  • странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Источник: https://batutstyle.ru/vydan-vkladysh-v-trudovuju-knizhku-obrazec-zapisi/

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить, образец

Как заполнить вкладыш трудовой книжки образец

Работающие люди могут столкнуться с необходимостью использования специального бланка, вшиваемого книжку работнику, который называют вкладышем.

Документ оформляют и подшивают в кадровом отделе, по месту занятости трудящегося гражданина. Это важное приложение, которое является продолжением трудовой книжки.

Посмотреть вкладыш в трудовую книжку (как оформить образец заполнения) и скачать его можно у нас.

Понятие и особенности

Вкладыш представляет собой бланк строгой отчетности, который нужен людям с большим стажем при закончившейся трудовой книжке. Документ 2017 года имеет специальную степень защиты от Госзнака Минфина РФ, серию и номер, подделать его невозможно. Внешний вид вкладышей за более ранние года немного будет отличаться.

Кадровый специалист следит за бланками строгой отчетности, и в течение 5 дней (при наступивших изменениях в трудовой деятельности) обязан внести соответствующие записи.

К характерным особенностям документа относятся:

  1. Картонная обложка.
  2. Серия, номер, защита водяными знаками.
  3. Титульный лист, похожий на первую страницу трудового документа.
  4. Количество страниц – 46.
  5. Установленный формат 88 и 125 мм.
  6. Внутреннее совпадение разделов и граф с подобными в трудовом документе.

Нумеровать приложение начинают с номера, который на единицу больше, чем последняя запись книжки работника.
Приложение – это единственный разрешенный способ продолжения трудового документа. У вкладыша есть личный идентификационный номер, стоящий на каждой странице в верхнем углу справа, который обязательно регистрируют.

Заполнение и выдача вкладышей является прерогативой работодателей, а не сотрудников. На усмотрение руководства, бланки выдают безвозмездно или платно (с вычетом из заработка). Чтобы получить его, нужно написать заявление.

Важно! Регламентирует выдачу вкладышей по установленному образцу Постановление Минтруда РФ. Заполнением и вшиванием документа занимаются кадровики, они же юридически оформляют его для внутреннего документооборота.

Правила оформления образца вкладыша в трудовую книжку

Постановление Министерства Труда РФ № 69 установило обязательные правила оформления подобных бланков. Самым главным условием является присутствие штампа: «Выдан вкладыш», который обязательно ставят работнику в книжку.

Пример печати выглядит так, как показано на фото ниже:

Представленный штамп ставят на титульном листе или обложке трудовой в самом начале документа. Без такой печати (заполненной записью)даже вшитый вкладыш будет считаться недействительным.

При ситуациях, когда компания не имеет данного штампа, его нужно заказать и приобрести, а запись, наподобие вышеуказанной, сделать вручную и обязательно сопроводить всеми необходимыми реквизитами.

Требования по оформлению стандартные с аналогичными к трудовой.

Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку правильно? Для этого необходимо придерживаться следующих правил:
  1. Соблюдение нумерации. Такой метод сохраняет очередность и последовательность вносимой информации.
  2. Наличие штампа. Без печати бланк недействителен. Также необходимо сопровождение записью с указанной серией, номером и датой выдачи.
  3. Соблюдение и аналогичность всех цифр (особенно номера вкладыша) должно совпасть с трудовой.

Кадровик обязан вписать все нужные данные, согласно принятой форме, которая утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда № 69. Титульные листы трудовой и вкладыша должны быть одинаковыми.

Важно! Для одного человека разрешено оформлять несколько вкладышей. Каждая новая запись со штампом заносится на обложку, ниже предыдущей записи. Любой бланк является действительным только после его вшивания, титульного оформления, внесения записей по разделам и проставления печати в самой трудовой.

Исправление ошибки в бланке и внесение изменений

Оформление документов требует правильности, внимательности и аккуратности заполнения. Кадровик должен знать Правила по оформлению приложения, чтобы избежать ненужных исправлений.

Если вдруг кадровик ошибся, оформляя титульный лист бланка, потребуется списать документ после составления соответствующего акта о порче. Для этого бланк извлекают, в книжке делают запись о его недействительности, указывают порядковый номер и фиксируют изменения в книге кадрового учета. Затем нужно уничтожить испорченный бланк и начать оформлять новый.

Ошибка записи номера или серии говорит о том, что нужно будет внести данные ниже записи.

Смена фамилии или образования работника говорит о том, что копии подтверждающих документов вшивают в личное дело, а потом вносят изменения в книжку, а во вкладыш записывают обновленную информацию.

Вшивание бланка в трудовую

Вкладыш не разрешается просто вложить в трудовую, приклеивать, крепить скрепками. Документ разрешено только подшивать – в середину или конец книжки (второй вариант предпочтительней).

Процедуру подшивки проводят с помощью большой толстой иглы (цыганской), плотных ниток (суровых), шила, ножниц. Скрепление необходимо делать надежным, чтобы была гарантия того, что приложение не потеряется. Книжка работника и вкладыш должны быть единым документом и прилегать плотно. Неправильно сшитое приложение может окончиться штрафом для работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

Во вкладыше и трудовой книжке делают аккуратные проколы шилом (4 или 5), затем развернутый прилагаемый документ накладывается на второй, и проводят прошивание по принятому правилу в документообороте (как книгу). Нитки обрезают, а концы прочно связывают.

Важно! В некоторых компаниях для прошивки есть специальные швейные машинки с широким шагом стежка, применяемые для документов.

Вывод

Правильно оформленный вкладыш становится важным элементом книжки и недействителен без нее.

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/obrazec-oformleniya-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku.html

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, когда необходим документ

Как заполнить вкладыш трудовой книжки образец

Бизнес юрист > Трудовое право > Советы кадровику – как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу

Опытный кадровик знает, как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, который можно найти в Интернете. Фактически они дублируют записи в основном документе. Но нужно помнить, что вкладыш оформляется в единственном случае: когда места не хватает для продолжения отметок в одном из разделов основной трудовой книжки.

Что такое вкладыш

Это тот же документ, где четко прописаны следующие данные:

  • Смена мест работы, начиная с последнего места работы по трудовой книжке
  • Список наград и поощрений от работодателей
  • Заметки о времени, месте организации курса повышения квалификации
  • Сведения о присвоении классного чина (у муниципальных и государственных служащих)
  • Ссылки на приказы по личному составу

Когда предыдущий формуляр исписан, у кадровой службы нет прав заводить новый подобный документ. Вместо него приобретается вкладыш. Он в обязательном порядке вшивается в основную форму, то есть считается неотъемлемой частью трудовой.

Сброшюрованный бланк имеет форму, утвержденную Приказом Минфина от 2003 г. № 117н. От первоначального документа он отличается либо качеством обложки (она выполнена из картона небольшой плотности), либо отсутствием обложки. Также значительно различаются цвета двух брошюр.

В документе содержится несколько разделов (таблица 1).

Раздел

Количество

Сведения о работе

9 разворотов

Сведения о награждениях

8 разворотов

Чаще в трудовой книжке заканчиваются «Сведения о работе» (владелец часто меняет место занятости). Также на практике случаются ситуации, когда строки заканчиваются именно в сведениях о награждениях. Так вот другой вкладыш нужен и в том, и в другом случае.

Вкладыш имеет унифицированную форму. Его тиражируют только в специализированных типографиях. Характерные признаки:

  • Наличие серийного номера
  • Наличие титульного листа
  • Наличие голограммы (своеобразная защита от фальсификации, необязательно)

Образец документа

Бланк строгой отчетности действителен только при предъявлении самой трудовой. При выдаче вкладыша в основную форму заносится запись на титульный лист типа «Выдан вкладыш серии АА 345676» (левый верхний угол). В России действительны следующие формы вкладышей и трудовых:

  • Новый образец, утвержденный с 01.01.2004г.
  • Книжка, утвержденная еще в СССР в 1938 и в 1979 году

Скачать образец вкладыша в трудовую книжку [816.50 KB]

Необходимость документа

Значение трудовой книжки важно в судьбе российского гражданина. Этот документ пристально изучается и потенциальными работодателями, и финансистами предприятия.

Первая группа лиц изучает периоды работы по специальности, пытаются распознать должностные обязанности и практический опыт соискателя на должность.

Что касается бухгалтеров, то они рассчитывают заработную плату в зависимости от ранга, класса, чина работника, присвоенных ему на предыдущих местах трудовой занятости.

Как отличить подделку вкладыша и трудовой, смотрите на видео:

Любая трудовая книжка является показателем карьерного роста. При принятии решения работодатель учитывает не только характер работы, но и продолжительность стажа по специальности.

Значим документ и при принятии решения о назначении пенсии. Она калькулируется при учете суммарного стажа работы.

Впрочем, и в других инстанциях потребуется свидетельство, подтверждающее смену мест занятости. А именно:

  • При получении пенсии по потере кормильца (она начисляется по данным трудового стажа)
  • При заказе документации на визу как свидетельство трудовой занятости
  • Для перечисления налогового возврата по НДФЛ
  • Для бронирования крупных кредитных сумм

Оформление вкладыша

Титульный лист документа имеет реквизиты, которые подлежат безошибочному заполнению (таблица 2).

Поле

Разъяснение

ФИО сотрудника

Данные указываются в соответствии с паспортом на дату оформления вкладыша. Если в последствие зафиксированы изменения, то запись аккуратно зачеркивается, а сверху дополняются новые сведения.

Дата рождения

Образование/специальность

Списывается по диплому

Дата

Период начала новых записей

Личная подпись владельца

Печать организации

Правила заполнения документа утверждены постановлением Минтруда (2003 г.) и не нарушаются:

  • Нумерация будет сквозной, то есть, если в первой трудовой книжке последняя запись находится за номером 27, то в новом формуляре ввод данных осуществляется с 28
  • Новый бланк заверяется только печатью учреждения, где оформляется (где трудовая книжка была исписана)
  • Дата указывается по факту
  • В титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, бланк подлежит скорейшей утилизации
  • Вкладыш вшивается нитками в конец трудовой книжки или в середину
  • При формировании записей применяется шариковая ручка с синими или черными чернилами
  • Каждая строка с новой информацией заверяется подписью кадрового работника и печатью организации

Что недопустимо

Вкладыш еще называют копией трудовой книжки. Поэтому в тексте содержания документа и на титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, то бланк подлежит немедленной утилизации по акту. Восстановление записей производится уже за счет работодателя (кадрового сотрудника).

о том, как проводятся изменения в трудовой и вкладыше:

Недопустимо на формуляре также ставить неброскую печать. Каждая буква в штампе должна быть читабельна. При этом постановка оттиска производится отдельно от других записей, так, чтобы не перекрывать их.

Кроме того, не стоит забывать о том, что нельзя вносить исправления в наименования разделов.

Нюансы в заполнении

Способы заполнения трудовой книжки идентичны повсеместно:

  • При изменении персональных данных сведения на титульном листе аккуратно перечеркиваются. Новая информация записывается вручную сверху.
  • Чтобы подшить документ к основному формуляру, нужно проделать следующие манипуляции:
  1. Посередине делаем две дырочки шилом.
  2. Берем нити черного (белого) цветов и толстую иглу.
  3. Сшиваем два документа плотно.
  4. Свободные нити оставляем внутри документа.
  5. Закрепляем нитки на несколько узлов.
  • Вкладыш регистрируется в специальной книге движения трудовых договоров.

Специалист по кадрам заполняет вкладыш для трудовой книжки строго по инструкции. Она оформляется пишущей ручкой и прописью. Остальные правила также должны быть соблюдены: четкие печати, разборчивые буквы, ссылки на приказы и подписи работодателя. Важно, чтобы для ПФ РФ информация была передана без искажений.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/trudovoe/kak-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-po-obraztsu.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.