Как заполнять трудовую книжку

Содержание

Заполнение трудовой книжки: правила и рекомендации

Как заполнять трудовую книжку

Трудовая книжка – наверное, самый важный документ после паспорта, содержащий сведения о трудовой деятельности человека. Она всегда оказывается в «центре внимания» при трудоустройстве или начислении пенсии. Эта статья о том, как производить заполнение трудовой книжки без ошибок.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

  1. Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
  2. Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
  3. Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
  4. Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
  5. Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

  • кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
  • согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

  • лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
  • предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Правила заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки в 2020 году осуществляется на работника, отработавшего на основном месте работы не менее пяти рабочих дней. К их числу причислены внештатные, временные, сезонные сотрудники, подлежащие обязательному социальному страхованию. Трудовая книжка совместителей находится на основной работе, в случаях ее утраты (по вине работодателя) выдается дубликат.

Заполнение трудовой книжки неполными или сокращенными сведениями не допускается. Каждой записи «присваивается» определенный порядковый номер в разделе. Заполнение даты производится только арабскими цифрами, при этом число и месяц пишутся двумя цифрами (например, 01, 05, 12 и т. д.), а год вписывается четырьмя цифрами (например, 2020).

При трудоустройстве трудовая книжка соискателя проверяется на подлинность и совпадение данных, указанных на первой странице с паспортными данными. Сведения на титульном листе непременно должны быть заверены гербовой печатью организации, с которой человек начал свой трудовой путь – без нее документ признается недействительным.

При выявлении нарушений или отсутствии ТК работодатель оформляет новую. Если нет записи об уходе, заполнение записи о приеме делать недопустимо, так как юридически факт увольнения не подтвержден и работник «числится» на предыдущем месте работы.

Данные о наложенных взысканиях в трудовой книжке не отражаются (исключение – увольнение по инициативе работодателя). Заполнение записи об установлении срока непрерывного трудового стажа и не входящих в него периодов работы строго обязательно.

Трудовая книжка содержит три раздела:

  • данные о работнике;
  • сведения о работе;
  • информация о вознаграждениях.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (то есть первого раздела) включает в себя заполнение информации о работнике (Ф. И. О., дата рождения, полученное образование и специальность). Все записи делаются без сокращений, на основании паспорта и диплома об образовании.

Работник проверяет правильность данных и расписывается. Свою подпись ставит и специалист-кадровик, ответственный за заполнение трудовой книжки. Заполнение титульного листа в обязательном порядке заверяется оттиском гербовой печати организации.

Во втором разделе производят заполнение данных о работе, с указанием организации, должности и даты приема, перевода или увольнения.

Заполнение каждой записи обязательно подтверждается приказом-распоряжением и заверяется печатью. Трудовая книжка в третьем разделе включает вознаграждения и поощрения с датами получения и реквизитами документов-оснований. Если какой-то из разделов закончился, кадровики осуществляют заполнение специального вкладыша.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Теперь можно ознакомиться с правилами оформления и поэтапной инструкцией, регулирующей заполнение трудовой книжки, в том числе и директора.

Титульный лист.

Титульный лист заполняется сведениями о работнике. Данные вписываются на основании паспорта, диплома о полученном образовании и документов, подтверждающих изменение личных данных (например, свидетельство о браке, «повлекшее за собой» смену фамилии).

Полный «реестр» сведений, расположенных на самой первой странице:

  • Ф. И. О. (полностью);
  • дата рождения;
  • полученное образование (среднее, высшее и т. д.);
  • специальность (по диплому), например, товаровед, бухгалтер, портной и т. д.
  • дата заполнения трудовой книжки;
  • подпись работника;
  • подпись специалиста отдела кадров, оформившего книжку;
  • оттиск гербовой печати.

Записи о работе.

Заполнение трудовой книжки в разделе сведений о работе начинается с указания полного и сокращенного юридического названия организации, пишется от руки или ставится штамп.

После этого делается запись о трудоустройстве, соответствующая трудовому договору и оформленная не позднее пятого рабочего дня. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу производится следующим образом:

  • 1 графа – порядковый номер записи, в новенькой трудовой книжке начинается с первого номера, следующий работодатель продолжит нумерацию;
  • 2 графа – дата приема на работу, число, месяц и год вписываются строго в отведенные для них места;
  • 3 графа содержит «саму суть» записи о приеме на работу с указанием подразделения и должности;
  • 4 графа – реквизиты документа-основания. Сначала пишется название (например, приказ), потом дата и номер.

Перевод работника на другую должность (отдел) оформляется аналогичным образом.

Если работник уходит с предприятия, производится заполнение трудовой книжки при увольнении. Обязательно пишутся причина и ссылка на статью ТК РФ (например, по собственному желанию). Специалист отдела кадров расписывается с указанием своей должности и расшифровкой подписи и заверяет сделанную запись гербовой печатью организации.

Раздел с поощрениями

Заполнение раздела производится данными о «заработанных» поощрениях (почетные звания, грамоты, дипломы и т. д). Трудовая книжка не содержит информацию об устных благодарностях руководства и денежных премиях, может быть, именно по этой причине большинство трудовых книжек с «чистым» разделом поощрений.

Заполнение трудовой книжки:

  • порядковый номер записи;
  • дата получения награды;
  • наименование поощрения (например, почетное звание, грамота, благодарность), за какие заслуги и кем выдано;
  • документ, подтверждающий получение награды (например, постановление, приказ).

Иногда работодатели выдают своим работникам грамоты, дипломы и благодарности, не «подкрепляя» их соответствующими приказами.

Заполнение трудовой книжки подобными поощрениями не производится, и они превращаются в простые «бумажки».

Работники заинтересованы в официальной фиксации своих наград, поэтому вправе контролировать заполнение сведений о полученных вознаграждениях. Проблема решается оформлением необходимого распоряжения.

Дополнительные сведения

Заполнение трудовой книжки данными о совместительстве совсем не обязательно, но по просьбе работника могут быть внесены. Для этого представляется документ, подтверждающий совмещение работы в другой организации, и делается запись.

Заполнение трудовой книжки осуществляется по месту основной работы. Совместителю трудовая книжка никогда не выдается. Заполнение записи о совместительстве: порядковый номер, название организации, реквизиты документа о приеме на работу, подразделение, занимаемая должность. Аналогично производится заполнение данных об увольнении работника со «второй» работы.

Определенные сведения (например, о повышении квалификации и т. д.) относятся к дополнительным и записываются по общему порядку в раздел о работе.

При реорганизации предприятия работник увольняется с одновременным приемом на работу во вновь созданное предприятие. Переименование организации фиксируется в трудовой книжке новым названием предприятия со ссылкой на документ-основание. Благодаря этим записям становится понятной причина несовпадения печатей, проставленных в момент трудоустройства и при увольнении.

Так же оформляют изменения штатного расписания, связанные не с переводом на другую должность, а с переименованием должностей.

Заполнение вкладыша трудовой книжки

Если трудовая книжка заполнена «до отказа», в нее вшивается специальный вкладыш. В инструкции не указано конкретное место подшивки, но чаще всего он пришивается после последней страницы.

На титульном листе (или обложке) основной книжки в штампе «Вкладыш выдан» регистрируется его номер и серия. Зарегистрированный вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Нумерация записей продолжается, заполнение вкладыша, начиная с титульного листа, ведется аналогично основной книжке.

Если заполнение бланка (трудовой книжки или вкладыша) не «увенчалось успехом» и он неисправимо испорчен, то его ликвидируют по всем правилам утилизации бланков строгой отчетности (специально созданной комиссией составляется акт). Устаревшие формы бланков уничтожаются аналогичным способом.

Типичные ошибки заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки должно быть корректным, ошибки абсолютно недопустимы. Однако трудовая книжка заполняется людьми, а человеку «свойственно ошибаться». Поэтому кадровикам следует знать «наизусть» свои действия при допущенной «опечатке».

Ни в коем случае не перечеркивать неверные записи. Ошибки в разделах о работе и поощрениях исправляются путем признания всей записи недействительной. Делается это следующим образом:

  • графа № 1 – порядковый номер записи;
  • графа № 2 – дата исправления;
  • графа № 3 – пишется: «запись за номером (таким-то) считать недействительной», и указывается верный вариант;
  • графа № 4 – данные документа, подтверждающего правильность записи.

Если ошибка допущена кадровиками с предыдущего места работы, ими же и должна быть устранена. В тех случаях, когда этого сделать невозможно, «теперешний» работодатель исправляет ошибку, ссылаясь на документ, имеющийся у работника (например, приказ-основание, справка и т. д.)

Часто возникает необходимость изменить данные о работнике, вписанные на титульном листе (например, изменение девичьей фамилии при замужестве). Заполнение трудовой книжки ведется по предоставленным документам.

Перечеркивается одной сплошной чертой «бывшая» фамилия.

Над зачеркнутой старой вписывается новая.

На обложке (слева от титульного листа) указываются реквизиты документа, подтверждающего перемену фамилии.

Сделанная запись заверяется подписью работника и печатью организации.

Существует целый перечень типичных ошибок, допускаемых специалистами отдела кадров, ведущих заполнение трудовых книжек:

  • сокращения в записях;
  • орфографические ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника;
  • неверный формат дат (например, месяц написан прописью);
  • заполнение данных на титульном листе неполное или с пропущенными обязательными полями (например, не внесены сведения об образовании);
  • не указана дата выдачи трудовой книжки;
  • отсутствие подписей работника или сотрудника, оформлявшего книжку;
  • заполнение данных титульного листа не заверено печатью организации;
  • сведения о работе ошибочно занесены в раздел поощрений (или наоборот);
  • запись об увольнении работника заверена печатью отдела кадров, а не гербовой, как того требует инструкция, регулирующая заполнение трудовых книжек;
  • нарушен порядок написания реквизитов приказов.

Чтобы избежать неприятных недоразумений и серьезных неприятностей, заполнение трудовой книжки необходимо производить четко и своевременно; сделанные записи дублировать в личной карточке работника. Приведенные в этой статье фотообразцы и инструкция, регулирующая заполнение трудовой книжки, обязательно помогут вам оформлять этот документ без «досадных» ошибок.

Источник: https://biznes-resurs.ru/info/zapolnenie-trudovoj-knizhki/

Трудовая книжка: инструкция для работодателя — Эльба

Как заполнять трудовую книжку

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. В статье расскажем, как заполнять, хранить и учитывать трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

  • Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
  • Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку и не оформлять новую. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж.

Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, оформите трудовую книжку в течение недели.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2019 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2019».

Какие сведения вносить

  • о  сотруднике;
  • о выполняемой работе;
  • о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
  • основания прекращения трудового договора;
  • сведения о награждениях за успехи в работе;
  • о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

  1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
  2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
  3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

       Образование: высшее профессиональное

       Профессия, специальность: бухгалтер

  1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

  1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
  2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
  3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
  4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

  1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
  2. В столбце 2 — дату записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
  4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

  1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
  2. В столбце 2  — дату увольнения.
  3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса. 

        Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

  1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
  2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

  1. В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
  2. В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

Есть два пути:

  1. Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
  2. Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

  1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
  2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
  4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.  

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

Пример заполнения приходно-расходной кассовой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела.  Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

  • для ИП — от 1000 до 5000 руб;
  • для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
  • для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые сейчас на стадии законопроекта. Если закон примут, с 2021 года трудовые книжки будут электронными — для всех, кто устраивается впервые.

Сотрудники со стажем смогут выбрать: по заявлению сохранить бумажную трудовую или перейти на электронную по умолчанию. По крайней мере, так написано в тексте законопроекта.

Статья актуальна на 28.05.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/1348/trudovaya-knizhka

Заполнение трудовой книжки: процедура внесения сведений и примеры

Как заполнять трудовую книжку

Единственным документом, который содержит сведения о трудовой деятельности лица, является трудовая книжка. Законом установлены требования к выдаче и ведению данного документа, несоблюдение которых может привести к её недействительности и административной ответственности работодателя.

Для чего нужно вести трудовую книжку?

Трудовая книжка нужна всем работающим гражданам.

В случае оформления трудовых правоотношений с сотрудником,  на работодателя возложена обязанность по внесению записи о приеме на работу, в документ сотрудника установленного образца, который называется трудовая книжка.

Данный документ имеет письменную форму. Образец этого документа был установлен в 2004 году.

Трудовая книжка представляет собой документ, отображающий периоды трудовой активности лица, опыт его трудовой деятельности, а также стаж.

Внесение записей в книжку может осуществляется только работодателем.

Закон запрещает внесение новых сведений или исправление старых самими держателями этих документов.

Хранение документа входит в обязанности работодателя. Трудовой документ может быть передан на руки его владельцу только в случае расторжения трудовых правоотношений, а также в случае заявления сотрудника о выдаче ему трудового документа. Передача осуществляется в последний рабочий день сотрудника у конкретного работодателя.

На основании нормы трудового законодательства (ст. 65), указанный документ необходим для:
  1. Отражения опыта трудовой деятельности и стажа лица (нужен для определения уровня пенсионного обеспечения при достижении соответствующего возраста);
  2. Отражения информации об уровне образования и специальности лица;
  3. Отражения данных наличия у лица трудовых заслуг или наоборот выговоров при осуществлении трудовой функции;
  4. Отражения оснований прекращения предыдущих трудовых правоотношений.

Сегодня существует мнение о том, что данный документ необходимо упразднить.

Данная позиция опирается на следующие аргументы:

  • учитывать и отслеживать стаж и опыт трудовой деятельности можно с помощью взносов, перечисляемых в ПФР или ФСС организациями за лиц, с которыми оформлены трудовые правоотношения;
  • информацию об образовании можно получить с помощью диплома или иного документа, установленного образца, выдаваемого учебным заведением;
  • данные об имеющихся заслугах на предыдущем месте можно получить, обратившись к прошлому работодателю.

Когда открывается и как заполнять

Особые требования к заполнению трудовой.

В соответствии с нормативными документами, трудовой документ должен оформляться тем работодателем, с которым сотрудник заключил трудовые отношения впервые в своей жизни. Именно на него ложиться обязанность по предоставлению документа.

Работодатель обязан за свой счет осуществить приобретение бланков документа, которые относятся к категории строгой отчетности, для того, чтобы впоследствии выдавать впервые трудоустроенным сотрудникам, которые проработали в организации не менее пяти месяцев, а также в тех случаях, когда организацией трудовая книжка работника была утеряна.

Выдача такого документа регистрируется в специальном журнале учета, в котором отражается, кому она была выдана, когда и на каком основании.

Необходимо помнить, что закон требует оформления трудовой книжки не только для работников, достигших возраста совершеннолетия, но и для работников, которые младше указанного возраста, в тех случаях, когда они осуществляют трудовую деятельность с соблюдением всех установленных требований.

Нормативно — правовыми документами, на основании которых осуществляется заполнение, являются:

  1. Постановление Правительства No 225 от 16.04.2003;
  2. Постановление Минтруда No 69 от 10.10. 2003.

Заполнение должно осуществляться синей, фиолетовой или черной пастой, без исправлений, зачеркиваний и сокращений.

Документы для заполнения

Для внесения в книжку необходимой информации, сотрудник должен представить определенный пакет документов. К ним относят:

  1. Документ, подтверждающий личность;
  2. Документ, имеющий данные об образовании.

Некоторыми организациями предусмотрено обязательное написание заявления сотрудником с просьбой оформить трудовой документ, до внесения данных сотрудником кадровой службы.

Титульный лист

Основные сведения о работнике.

На титульном листе документа, указываются сведения о работнике.

К таким данным, закон относит:

  • ФИО сотрудника (внесение информации должно быть произведено в полном виде, исключая сокращения или написания инициалов вместо полного имени). Данные вносятся при предоставлении документов, которые подтверждают личность;
  • информация об уровне образования и специальности (информация вноситься только на основании диплома или иного документа, установленного образца);
  • дата внесения вышеперечисленной информации.

Титульная страница должна обязательно иметь подпись сотрудника, который удостоверяет верность отраженной информации, подпись сотрудника кадровой службы, штамп работодателя.

Сведения о работе

При заполнении данных о работе, необходимо указывать полное наименование юридического лица, где осуществляет свою трудовую функцию лицо.

Далее ставится порядковый номер записи и вписывается дата трудоустройства в организацию.

Указывается место осуществления трудовой функции (вносятся данные о структурном подразделении), должность, регистрационные данные документа, на основании которого осуществляется внесение данных в книжку.

Данные о должности, занимаемой сотрудником, должны быть внесены в соответствии со штатным расписанием организации.

Примеры

Важно правильно вносить записи.

Сведения, которые можно внести в документ в качестве дополнительных, являются:

  1. Информация о новом полученном образовании;
  2. Информация о получении новой профессии;
  3. Сведения об осуществлении трудовой функции лицом, на условиях совместительства.

Данные о новом образовании указываются на свободных строчках титульного листа. Зачеркивание предыдущих данных не допускается. На обороте обложки, когда сотрудник получил новое образование, ответственное лицо осуществляет внесение записи документа, подтверждающего факт получения дополнительного образования.

Внесенная информация должна быть удостоверена не только подписью держателя книжки, но и сотрудника кадровой службы.

В случае получения новой профессии или повышения уровня квалификации, запись должны быть сделана разделе, содержащем сведения о работе.

Для этого на первой свободной строке, следующей за записью, ставится порядковый номер и дата получения новой квалификации.

Далее делается запись о присвоенной квалификации, указываются данные документа, подтверждающего этот факт (свидетельство, удостоверение).

Запись о совместительстве делается только по желанию самого работника. Делает запись основной работодатель.

Ставится номер записи и дата заключения соглашения о работе на условиях совместительства. Далее вносится запись о принятии на работу. В последней графе указываются регистрационные данные документа, который явился основанием принятия на должность.

Награждения

Для написания информации о полученных сотрудником награждениях предусмотрена специальная графа.

В ней указываются данные о наименовании предприятия (вноситься полное наименование и аббревиатура при её наличии). После вписывается дата награждения, кто наградил сотрудника, достижение работника и на основании какого документа, данное награждение было осуществлено (указываются регистрационные данные документа, его номер и дата).

Оформление вкладыша

Вкладыш подшивается к трудовой.

Оформление вкладыша осуществляется на основании норм Постановления Правительства РФ No 225.

В соответствии с ним, вкладыш оформляется только в единственном случае, если в документе, содержащем сведения о периоде трудовой деятельности, все имеющиеся страницы полностью заполнены в конкретном разделе.

Данный лист не представляет собой отдельного документа и не подлежит самостоятельному использованию без предъявления книжки.

Записи во вкладыше должны осуществляться в такой же последовательности, что и на основных листах документа.

В случаях, если ведение записей осуществляется сотрудником с нарушением предписаний, имеются все основания для привлечения организации к установленному административному наказанию.

Следует отметить, что Правительством была разработана только форма вкладыша. Документа, который бы предписывал правила его заполнения на сегодня не принято.

Выделяют следующие правила заполнения документа, основанные на нормах делового оборота:

  • на титульном листе заполняются все графы, а также ставятся подписи держателя книжки, лица, заполнившего документ и печать организации;
  • номера записей внесенных во вкладыш, должны продолжать нумерацию трудового документа;
  • после выдачи вкладыша, в трудовом документе должны быть поставлен штамп о выдаче дополнительного листа. Как правило, подобный штамп ставится на обороте титульного листа. На печати ставится номер и серия, выданного вкладыша.

Обратите внимание на то, что выданный лист должен вшиваться в трудовой документ. Это единственный способ добавления страницы, который является законным. В случае приклеивания, документ будет считаться недействительным.

Вшить лист следует между листом с последними записями и обложкой трудового документа. Цвет ниток на действительность документа не влияет.

Из этого видео вы узнаете, как правильно прошить документы.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/zapoln/zapolnenie-trudovoj-knizhki.html

Правила заполнения трудовой книжки: оформление титульного листа, исчисление пенсии и стажа, проверка на подлинность, образцы документов

Как заполнять трудовую книжку

Трудовая книжка является официальным документом гражданина, содержащим полную информацию о его официальной трудовой деятельности на протяжении всей жизни. В обязанность работодателей входит хранение и надлежащее заполнение документа.

Кто выдает

Трудовые книжки могут быть получены двумя способами:

  1. Выдача работодателем при трудоустройстве в организацию. При оформлении нового сотрудника, не имеющего официального опыта работы, кадровая служба организации может самостоятельно выдать ему новый документ. Стоимость бланка трудовой книжки вычитается из первой заработной платы сотрудника.
  2. Выдача учебным заведением при получении диплома. Некоторые учебные заведения среднего и высшего профессионального образования выдают в качестве приложения к диплому своим выпускникам трудовые книжки. Наличие бланка не облегчает поиск работы молодым специалистам, но позволяет прийти в организацию уже с полным пакетом необходимых документов.

Самостоятельно получить документ можно, приобретя его в любом магазине канцелярских товаров либо в газетных киосках. В этом случае отдел кадров организации не будет вычитать стоимость бланка из первой зарплаты нового сотрудника.

Оформление трудовой книжки

Трудовая книжка при приеме на работу сотрудника без опыта оформляется работодателем. По закону молодой специалист не обязан иметь при себе бланк трудовой книжки.

Ее самостоятельная покупка допускается только по инициативе самого гражданина. Обязанность по выдаче новых трудовых книжек лежит на кадровой службе организации.

С целью оформления новых сотрудников без опыта работы работодатель должен позаботиться о своевременной закупке бланков.
Завести трудовую книжку необходимо в течение недели после подписания сторонами трудового договора. Документ оформляется кадровым работником, после чего предоставляется сотруднику. Гражданин проверяет достоверность внесенных сведений (данные на титульном листе документа, запись о приеме на работу в организацию) и ставит свою подпись.

После этого книжка возвращается обратно кадровому работнику, обязанностью которого является ее хранение, ведение и выдача сотруднику при увольнении. Работодатель несет ответственность за утерю трудовой книжки или внесение в нее недостоверных сведений.

Заполнение титульного листа

При заполнении титульного листа документа нужно учитывать следующие правила:

  1. Цвет чернил, которыми вносятся записи – синий, фиолетовый или черный. Использование других цветов не допускается.
  2. Все сведения вносятся без сокращений, разборчивым и компактным почерком.
  3. Фамилия, имя, отчество вносятся полностью.
  4. Дата рождения вносится арабскими цифрами без использования слов. Число и месяц – две цифры, год – четыре цифры.
  5. В строке образования указывается уровень образования, полученного в учебном заведении (высшее, среднее).
  6. При указании специальности необходимо прописывать название профессии в соответствии с дипломом.
  7. Датой заполнения документа является день заведения трудовой книжки. При невозможности соблюдения установленного срока в 7 дней от даты заключения трудового договора допускается внесение подходящей даты задним числом. Такая ситуация может возникнуть, например, при отсутствии в организации на момент приема нового сотрудника необходимых бланков и нежелании сотрудника самостоятельно приобретать документ.

Оформление пенсии по трудовой книжке

Граждане РФ могут получать пенсию двух видов:

  1. Социальную. Выплаты регулярного характера, которые выплачиваются гражданам, признанным нетрудоспособными или не имеющим права на иную пенсию.
  2. Трудовую. Ежемесячные выплаты, получаемые гражданами после окончания ими трудовой деятельности по причине наступления пенсионного возраста.

Ключевое отличие трудовых пенсий от социальных – наличие страхового стажа, подтвержденного трудовой книжкой.

В настоящее время существует система персонифицированного учета, благодаря которой все данные о трудовом стаже и трудовой деятельности работника автоматически поступают в ПФР. Причем по полноте предоставляемой информации трудовые книжки значительно уступают данной системе.

Проверка подлинности документа

Трудовую книжку достаточно легко подделать. Подобное желание может возникнуть у граждан в случае утери документа, наличия в старой книжке «плохих» записей, отсутствия необходимого для трудоустройства в новую организацию опыта работы и т. д.

Специалисты отделов кадров могут убедиться в подлинности документа двумя способами:

  1. Сравнение даты выпуска с серийным номером. Существует соответствие между датами выпуска книжек и их серийными номерами. Это правило применимо к документам старого образца, выпущенным до 2004 г. Если соответствие не обнаружено – документ поддельный.
  2. Получение информации о сотруднике от работодателей. По названиям организаций можно найти номера их телефонов и попытаться связаться с руководителями либо сотрудниками отделов кадров. Подтверждение информации, указанной в документе, будет свидетельствовать о его подлинности. Следует учитывать, что в соответствии с законом о защите персональных данных подобный способ может применяться только с письменного разрешения гражданина.

Как посчитать северный стаж

При наличии в трудовой книжке записей, подтверждающих осуществление трудовой деятельности на территориях Крайнего Севера и приравненных к ним, граждане имеют право на получение повышенной северной пенсии.

При отсутствии достоверных данных необходимо приложить к документу подтверждающие справки, полученные по запросу.

Право на получение северного стажа имеют мужчины и женщины при соответствии следующим критериям:

  • возраст мужчин – 55 лет;
  • возраст женщин – 50 лет;
  • общий страховой стаж – 25 лет (у мужчин);
  • общий страховой стаж – 20 лет (у женщин);
  • стаж работы – 12 лет в районах Крайнего Севера, 17 лет в местностях, приравненных к ним.

При расчете северного стажа по трудовой книжке не учитываются:

  • периоды нахождения на учете в центре занятости с получением пособия;
  • отпуска по уходу за ребенком до 1,5 до 3 лет (дородовой, послеродовой отпуск учитывается);
  • трудовая деятельность на полставки.

Максимальный размер выплат не может в итоге превышать три установленных минимальных размера пенсии.

Что делать, если неправильно поставлена печать?

При заверении внесенных сведений печатью организации кадровые работники могут допустить две распространенных ошибки:

  1. Поставить не ту печать. Подобная проблема актуальна для крупных холдингов, в состав которых входит несколько юридических лиц с разными печатями.
  2. Поставить печать не в том месте. Пометка должна располагаться строго на записи об увольнении, в нижней части записи.

Но этот вариант допустим только в случае, если ошибка была обнаружена сразу и в трудовой книжке за ошибочной записью еще не появились новые сведения.

В противном случае рекомендуется рядом с неверным штампом поставить правильный и выдать сотруднику на руки справку, в которой будет указан период его работы в организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/pravila-zapolneniya.html

Как правильно заполнить трудовую книжку – полное руководство

Как заполнять трудовую книжку

Обязанность вести трудовые книжки есть у каждого работодателя, независимо от того, организация это или всего лишь предприниматель, принимается ли сотрудник на постоянной основе или временно для сезонных работ. Это закреплено в части 3 ст.66 ТК РФРФ.

Есть два исключения:

  • ИП не заводит книжку сам на себя;
  • работодатель – не ИП и не компания, а всего лишь физлицо.

Если работник нанимается по гражданско-правовому договору, то запись в его трудовой делать не нужно. В сервисе «Мое дело» вы сможете вести отдельный учет штатных сотрудников и нанятых по договорам ГПХ.

По закону запись в трудовой книжке работодатели делают на работников, которые проработали у них свыше пяти дней, если эта работа для сотрудника основная.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Трудовую книжку на работника должен завести первый работодатель. Потом она так и будет кочевать с места на место вместе с работником.

Пока действует трудовой договор, книжка хранится у работодателя, и он регистрирует все движения по ней в специальном журнале учета.

Если у будущего сотрудника нет книжки, организация должна ее завести. Чистые бланки приобретаются в типографиях или в специализированных магазинах.

Записи нужно делать ручками: перьевыми, гелиевыми, шариковыми. Допустимые цвета – синий, черный, фиолетовый.

На титульном лист вписывается:

  • Ф.И.О полностью;
  • образование, профессия, специальность;
  • дата рождения – арабскими цифрами число, месяц, год;
  • дата заполнения.

Работник должен расписаться в специально отведенном месте.

Со стороны работодателя подписывается и ставит печать ответственное лицо: руководитель или специалист по кадрам.

Исправления на титульном листе делать нельзя.

Если сотрудник отдела кадров при заполнении ошибся, сценарий только один – уничтожить по акту испорченную книжку и завести новую.

Зачеркивание разрешено только в одном случае, когда изменились личные данные работника.

Здесь делаются записи, когда человека принимают на работу, переводят в пределах одного предприятия или увольняют.

Если кандидат пришел устраиваться уже со своей книжкой на руках, заполнение трудовой начинается именно с этого раздела и в такой последовательности:

в графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование работодателя (если оно есть). Сокращенное наименование можно указывать в отдельной строке за скобками или без них.

Разрешается использовать штамп с полным и сокращенным наименованием работодателя.

  • в графе 1 под наименованием работодателя ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 – число, месяц и год приема;
  • в графе 3 – непосредственно запись о приеме на работу с указанием наименования должности, профессии, специальности, квалификации. Образец записи в трудовой: «Принят на должность бухгалтера 1 категории».
  • в графе 4 ставится номер и дата приказа о приеме на работу.

Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться не с «принят…», а «переведен…», а в графе 4 нужно будет написать номер приказа о переводе.

Номер записи будет следующим после записи о приеме либо переводе. Пустая строка не оставляется. Дата записи – последний день работы по приказу.

В графе 3 трудовой книжки указывается причина увольнения:

  • по собственному желанию;
  • из-за ликвидации предприятия или ИП;
  • по соглашению сторон;
  • из-за систематических нарушений дисциплины;
  • по сокращению штата;
  • в связи со смертью работника.

Какова бы ни была причина, нужно указать номер статьи ТК, по которой сотрудник увольняется.

Пример: «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе 4 – номер и дата приказа об увольнении.

В графе 3 в следующей строке ниже указывается должность ответственного лица организации (ИП), его подпись, фамилия и инициалы. Ставится печать (при наличии).

В той же графе строкой ниже работник пишет «ознакомлен», расписывается и ставит фамилию с инициалами.

После этого ему еще нужно расписаться в книге учета трудовых книжек и тогда уже бывший работник получает свою книжку на руки.

Учет наемных сотрудников – это не только книжки.

Это еще и приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры; оформление отпускных, больничных, командировок.

Все эти документы в автоматическом режиме формируются в сервисе «Моё дело» на актуальных бланках и с учетом действующих требований.

Более того, система сама рассчитывает заработную плату, страховые взносы и другие выплаты персоналу.

И это еще не все. Все отчеты, которые обязан сдавать работодатель: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-стаж, 4-ФСС, расчет по страховым взносам тоже формируются автоматически с вашими реквизитами.

Единственное, чего не умеет наш сервис – вручную заполнять трудовые книжки, но со всем остальным справляется на ура.

Зарегистрируйтесь и увидите все сами.

В избранное

  • ВКонтакте
  • WhatsApp

Источник: https://www.MoeDelo.org/club/article-knowledge/kak-pravilno-zapolnit-trudovuu-knizku-polnoe-rukovodstvo

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.