Как заводится трудовая книжка

Содержание

Когда нужно оформить новую трудовую книжку

Как заводится трудовая книжка

Трудовая книжка — бланк строгой отчетности, содержащий в себе данные об общем трудовом стаже сотрудника, местах его работы, награждениях, переводах на другую работу и увольнениях. Обязанность ее оформления лежит на работодателе и регламентируется нормами трудового права. Рассмотрим подробнее, в каких случаях оформляют новую книжку, а в каких — ее дубликат.

Когда оформляется трудовая книжка

Порядок оформления и заполнения трудовых книжек регламентируют ТК РФ и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее Правила). В соответствии с этими нормативными документами трудовая книжка оформляется:

  • При заключении трудового договора впервые.

Обязанность ведения трудовой книжки возникает у работодателя только при условии, что сотрудник отработал в организации не менее 5-ти дней, и данное место работы является для него основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

  • При ее отсутствии в случае утери, порчи или утраты по иным обстоятельствам.

При утрате (повреждении) трудовой книжки сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом. Если по каким-то причинам это сделать невозможно, оформить бланк трудовой книжки обязан новый работодатель.

Рассмотрим подробнее каждый из перечисленных случаев.

Оформление трудовой книжки сотруднику, впервые принятому на работу

Сотруднику, впервые принятому на работу, трудовая книжка должна быть оформлена в недельный срок со дня приема на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил).

Работодатель обязан оформить трудовую книжку самостоятельно и не вправе требовать ее покупки от сотрудника. Более того, принимать бланки трудовой от работников работодатель не вправе в связи с отсутствием возможности подтверждения подлинности приобретенных документов. Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил).

При оформлении сотруднику новой трудовой книжки (вкладыша в нее) работодатель взимает с сотрудника расходы на ее приобретение, за исключением (п. 47 Правил):

  • переоформления ее в случае утрате вследствие чрезвычайного происшествия (п. 34 Правил);
  • при неправильном заполнении бланка книжки из-за ошибки работодателя (п. 48 Правил).

Основанием оформления трудовой книжки при первичном трудоустройстве является заявление сотрудника, составленное в произвольной форме с указанием:

  • ФИО и должности руководителя компании;
  • ФИО сотрудника, которому оформляется книжка;
  • того, что трудовая книжка составляется при первичном трудоустройстве;
  • даты составления заявления и подписи работника.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки при первичном трудоустройстве:

Оформление трудовой книжки взамен утраченной

При утрате трудовой книжки работник обязан немедленно сообщить об этом работодателю по последнему месту работу. Дубликат выдается на основании заявления бывшего сотрудника в течение 15 дней с даты его составления. (п. 31 Правил). В него вносят сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю и сведения по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Вот как выглядит образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки:

Если по каким-то причинам работник не может предоставить дубликат, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.04.2008 № 1026-6).

Так как сотруднику будет оформлена новая книжка, а не ее дубликат, вносить в нее данные об общем трудовом стаже не нужно.

Основанием выдачи нового бланка трудовой книжки также является заявление сотрудника, составленное в произвольной форме с указанием:

  • ФИО и должности руководителя компании;
  • ФИО сотрудника, которому оформляется книжка;
  • того, что трудовая книжка составляется вследствие ее утраты, повреждения или по иным обстоятельствам;
  • даты составления заявления и подписи работника.

Приведем образец заявления о выдаче трудовой книжки при ее утрате или повреждении:

Подводим итоги

  • Новая трудовая книжка оформляется при первичном трудоустройстве сотрудника, а также при ее утере или повреждении (при невозможности получения дубликата).
  • При утрате книжки сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом.
  • Трудовая книжка (ее дубликат) оформляется работодателем на основании заявления сотрудника.
  • Работодатель не может требовать от сотрудника покупки бланка книжки, но имеет право на возмещение расходов по ее приобретению.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://blogkadrovika.ru/v-kakix-sluchayax-oformlyaetsya-novaya-trudovaya-knizhka/

Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы

Как заводится трудовая книжка

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

 — Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.

Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.

Источник 1 и Источник 2

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?

 — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.

При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.

Источник

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

 — В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.

Источник

Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?

 — До конца 2020 года работодатели должны:

  • принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  • подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
  • обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
  • до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

 — Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.

Источник

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

 — Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.

Источник

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.

После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

 — Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Источник

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

Источник: https://iitrust.ru/articles/expert/elektronnaya-trudovaya-knijka-otvety-na-populyarnye-voprosy/

Как завести сотруднику трудовую книжку

Как заводится трудовая книжка

Все чаще наблюдаются случаи, когда соискатели предпочитают обходиться без документа, в который будут занесены все сведения о профессиональной деятельности. То есть оформляться на работу «неофициально».

И напрасно. Данный документ является гарантией вашей будущей пенсии. Посему следует заранее побеспокоиться об этом. К тому же о том, как завести трудовую книжку, должен заботиться не работник, а работодатель.

Правила оформления этого документа описаны в инструкции Министерства труда России. Поэтому как работнику, так и работодателю придется потратить часть свободного времени на ее изучение. Так вы только выиграете, будучи уже подкованным в этом деле. Оформление документа выполняется только для работников организации, которые осуществляют трудовую деятельность более одной рабочей недели

Многие рабочие очень часто задаются вопросом относительно того, как правильнее поступить: завести трудовую книжку в новом варианте либо оставить старую? Ответ в этом случае следующий: необходимости в смене старого документа нет.

Если сотрудник первый раз имеет опыт трудоустройства, тогда трудовая книжка оформляется строго при нем. За нее придется заплатить сумму, равную цене бланка документа. Оплата либо вносится в кассу предприятия, либо удерживается из будущей зарплаты.

Порядок оформления трудовой книжки

Документ, содержащий сведения о трудовом стаже, состоит из трех основных частей:

  • титульного листа;
  • сведений о работе;
  • сведений о награждениях.

Титульный лист

Содержит в себе такую информацию о сотруднике, как:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • наличие образования, профессии, специальности.

Все перечисленные сведения заносятся в соответствии с записями, имеющимися в паспорте работника либо ином документе, подтверждающем его личность. Чаще всего это военный билет гражданина либо документы, к примеру, аттестат, содержащие достоверную информацию об образовании. В самом низу того же титульного листа обязательно необходимо поставить дату внесения всех записей.

Все эти правила четко прописаны в инструкции Министерства труда России. Вы сможете найти в ней ответы на все возникающие вопросы о том, как впервые завести трудовую книжку.

После того, как все сведения занесены, следует все тщательно просмотреть и проверить на предмет ошибок и недочетов, только тогда расписываться и ставить печати.

Сведения о работе

Этот довольно большой раздел состоит уже из четырех пунктов, или граф:

  1. графа, носящая название «номер записи»;
  2. дата;
  3. графа, в которую вносятся сведения, связанные с приемом, переводом и прочими перемещениями;
  4. графа, содержащая в себе информацию о документах, послуживших основанием для внесения записи.

Что касается первой графы, то в ней отмечается номер внесенной по порядку записи, во второй – та дата, когда соискателя взяли на работу.

При приеме сотрудника на работу руководитель должен в третью графу вписать полное название организации и, если имеется, сокращенное. Здесь же следует отметить и то, на какую должность принят работник, по какой специальности, профессии и обязательно с учетом квалификации. Все соответствующие документы работник перед тем, как завести новую трудовую книжку, обязан предоставить в оригиналах.

В случае перевода или увольнения запись вносится в третью графу исключительно на основании изданного работодателем приказа или распоряжения. Дату и номер соответствующего документа необходимо отмечать в четвертой графе.

Все записи следует вносить только в полной форме, без каких-либо сокращений.

На тот случай, если сотрудник увольняется по собственному желанию или в связи с сокращением, соответствующую запись необходимо вносить в тот же день, но не позже. В иных ситуациях информация в трудовой книжке отмечается после издания работодателем приказа и на протяжении всей первой рабочей недели.

К сожалению, бывает и такое, когда работник уходит из жизни. Тогда руководитель должен внести в документ о профессиональной деятельности все сведения о расторжении трудового договора с бывшим сотрудником. А все документы, в том числе и трудовую книжку, следует передать родственникам либо по их желанию отправить почтой, но исключительно под расписку.

Награды и отличия

Последним пунктом являются правила внесения сведений о возможных награждениях сотрудника. В этом разделе руководитель либо иное лицо, которое является доверенным, к примеру, кадровик, должны отмечать все виды наград. К ним относятся и государственные. Сюда же относятся и почетные грамоты, и особенные премии, поощрения, но только если таковые предусмотрены.

Запомните, что при постоянных выплатах премии, которые положены согласно условиям трудового договора, нет необходимости каждый раз отмечать это в документе. Также не отражается информация, связанная и с разного рода взысканиями. Исключением является лишь сокращение работника.

Как не допустить ошибок

Главное, что следует понять и запомнить работнику и работодателю в равной степени: трудовая книжка является своего рода зеркалом всего профессионально наработанного стажа, и подсчет его осуществляется на основании указанных дат.

Иногда работодатели сталкиваются с тем, что соискатель не может предоставить трудовую. Руководитель в этом случае не знает, что ему делать дальше. На вопрос: заводим ли новую трудовую книжку на нового сотрудника, можно ответить двояко:

  1. Если у соискателя трудовая утеряна, а справок с предыдущих мест работы он предоставить не может, то заводят новую трудовую, как будто он устраивается в первый раз.
  2. Если соискатель может предоставить документы о предыдущих местах работы, то дубликат утерянной трудовой ему должны выдать на самом последнем месте, и ваша организация не имеет к этому отношения.

Если сотрудник впервые принят на работу, оформление трудовой книжки также необходимо. К тому же если прием был осуществлен на основании совместительства, руководитель имеет право внести соответствующую информацию, но только при наличии справки из основного места работы.

Работодатель должен помнить о том, что любые нарушения трудового законодательства чреваты наложением административного штрафа. Не стоит недооценивать работу подобных органов. Размер штрафа может быть разным, все зависит от степени и вида нарушения. Вот примеры:

  • наложение штрафа на лица, занимающие определенную должность, которые ранее были подвержены наказанию за подобные действия, противоречащие закону;
  • помимо штрафа, инспектор имеет право запретить осуществление любой трудовой деятельности на срок до 90 дней;
  • наложение штрафа, но уже не на отдельного сотрудника, а на всю фирму, – размер такого штрафа колеблется от трех сотен до пяти сотен минимальной суммы заработной платы.

Заполнение трудовой книжки осуществляется исключительно на русском языке, если трудоустройство происходит в России. Если же прием сотрудника совершается на территории той республики, которая входит в состав Российской Федерации, то происходит оформление на русском и языке данной автономной республики.

Каждый раз, когда руководитель или уполномоченное лицо вносят сведения в документ о приеме на работу, увольнении или переводе, обязательно об этом следует известить работника под подпись, и только после этого отметить все в личной карте.

Работодателю необходимо знать, в каком случае нужно завести новую трудовую книжку для нового сотрудника. Требовать от работника, который впервые устраивается на работу, бланк документа о профессиональной деятельности категорически запрещено. Ведь эти бланки подлежат строгой отчетности.

После надлежащего оформления трудовой книжки будущий сотрудник обязан изучить и проверить все записи, и только после этого подписывать документы. В заключение необходимо осуществить регистрацию трудовой книжки в специальной книге по учету движения трудовых книжек.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-zavesti-sotrudniku-trudovuyu-knizhku.html

Новая трудовая книжка: дубликат или полноценный документ?

Как заводится трудовая книжка

Обычно кадровик оформляет трудовую книжку работнику, который устраивается на свое первое место работы. В этой ситуации все ясно. Но представьте себе, что к вам пришел трудиться работник, который говорит, что у него нет трудовой книжки. Например, он ее потерял.

Тогда вы обязаны завести ему новую. Однако возникает вопрос: не будет ли такая трудовая книжка считаться дубликатом? Или, предположим, окажется, что у работника несколько трудовых книжек.

Какую же из них нужно принимать и в какую вносить запись? В статье автор разобралась в нюансах.

При заключении трудового договора будущий работник в соответствии со статьей 65 ТК РФ предъявляет обязательный пакет документов:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, ­подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Но, предположим, оказалось, что у работника нет трудовой книжки. Но не потому, что он устраивается к вам на свое первое место работы, а потому, что он ее, например, потерял. Что делать кадровому специалисту? Ему придется завести работнику новую трудовую книжку, потому что в статью 65 ТК РФ после октябрьских поправок был внесен дополнительный абзац, прямо указывающий на это.

Фрагмент документа

Часть 5 статьи 65 Трудового кодекса РФВ случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Эта норма вызывает немало трудностей у кадровиков. Дело в том, что не ясно, чем будет эта «новая» трудовая книжка – дубликатом или полноценным документом. Давайте разберемся.

Как будем оформлять трудовую книжку

До внесения поправок в Трудовой кодекс РФ мы все руководствовались правилами оформления трудовых книжек, установленными в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (ред. от 6 февраля 2004 г.)Пункт 8Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.Пункт 31Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.Пункт 33При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

То есть ранее был установлен следующий порядок. Трудовая книжка выдавалась только работнику, принятому на работу впервые. Если трудовая книжка пострадала или была утеряна, то в установленном порядке работнику выдавали дубликат трудовой книжки.

Теперь же работодатель обязан оформить работнику новую трудовую книжку в случае ее порчи или утраты. С введением этого требования появился целый ряд проблем. Единственное условие, которое установлено при этом, – работник должен написать заявление с указанием причин отсутствия трудовой книжки при приеме на работу.

Пример 1

Виновные действия

Если прежний работодатель внес вашему работнику запись в трудовую книжку о расторжении трудового договора по инициативе работодателя из-за виновных действий работника, тогда, возможно, при трудоустройст­ве к вам он скажет, что потерял трудовую книжку. А вы уже не сможете отправить его к последнему работодателю за оформлением дубликата. Вам придется завести ему новую трудовую книжку.

Кроме того, раньше при оформлении дубликата предыдущий работодатель внес бы в трудовую книжку запись о причине расторжения трудового договора с работником.

Значит, работники больше не боятся внесения в трудовую книжку записи о расторжении трудового договора по его виновным действиям. При этом в связи с тем, что вступил в силу Федеральный закон от 21 января 2007 г.

152-ФЗ «О персональных данных» у работодателя окончательно была утрачена возможность запросить информацию о работнике у его последнего (или любого другого) работодателя.

Таким образом, единственный вариант защиты работодателя в данной ситуации – просить работника предоставить рекомендации с предыдущих мест работы.

При этом работодателю не надо забывать, что предоставление рекомендации – это право, а не обязанность соискателя при трудоустройстве.

Работодатель даже в случае отказа работника предоставить рекомендации не сможет на данном основании отказать работнику в приеме на работу.

Дисквалификация

Аналогичная ситуация возникает в том случае, если работнику в трудовую книжку была внесена запись о дисквалификации его с определенной должностной позиции. Работник придет устраиваться к вам, как к ­следующему работодателю, с заявлением о потере трудовой книжки.

При этом для подстраховки от незаконного приема на работу работника, который был дисквалифицирован по решению суда и запись в трудовую книжку которого не была внесена, работодатель не просто может, а обязан провести проверку при приеме на работу на дисквалификацию.

Фрагмент документа

Пункты 2 и 3 статьи 32.11 «Исполнение постановления о дисквалификации» Кодекса об административных правонарушениях РФ2. Исполнение постановления о дисквалификации производится путем прекращения договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом. При заключении договора (контракта) на осуществление деятельности по управлению юридическим лицом уполномоченное заключить договор (контракт) лицо обязано запросить информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц.3. Формирование и ведение реестра дисквалифицированных лиц ­осуществляются органом, уполномоченным Правительством Российской Федерации.

Информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, является открытой для ознакомления. Заинтересованные лица вправе получить за плату информацию из реестра дисквалифицированных лиц в виде выписок о конкретных дисквалифицированных лицах.

Когда у работника несколько трудовых книжек

Предположим, кандидат «найдет» трудовую книжку и придет к вам сразу с несколькими экземплярами на выбор. Ведь из статьи 65 ТК РФ можно сделать вывод, что на основании письменного заявления работник может оформлять на каждом новом месте работы именно новую трудовую книжку.

Какую же из них нужно принимать и в какую вносить запись? Целесообразно вносить запись в одну из предъявленных трудовых книжек.

А вот принимать придется все-таки все трудовые книжки, так как по записям, внесенным в трудовую книжку, работодателю будет необходимо рассчитывать страховой стаж для оплаты листов нетрудоспособности.

При этом если получится так, что стаж будет накладываться в нескольких трудовых книжках, то для расчета страхового стажа работодатель будет учитывать только один период (ст. 16 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 8 приказа Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2006 г. № 91).

Фрагмент документа

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2007 г. № 91Пункт 8Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, является трудовая книжка установленного образца (далее – трудовая книжка).

При расторжении договора работодатель будет обязан выдать все взятые у работника на хранение трудовые книжки под его подпись.

…и несколько основных мест работы

Работники могут теперь фактически иметь несколько именно основных мест работы, оформляя на каждом рабочем месте на основании заявления трудовые книжки. Каким же образом будут исчислять стаж следующие работодатели, ведь им нужно будет проводить сравнение и не учитывать повторно периоды наложения стажа, описывалось выше.

*   *   *

С принятыми в октябре 2006 г.

поправками в Трудовой кодекс РФ и изменением законодательства по оплате листков нетрудоспособности, опирающегося на расчет страхового стажа, значение трудовой книжки возросло, но в то же время она перестала существовать в единственном экземпляре! Данные изменения ставят перед практикующими специалистами много вопросов, разрешить которые собирается в ближайшие годы законодатель, отменив институт трудовой книжки в принципе. Но до момента фактического отказа от трудовой книжки как документа, подтверждающего трудовой стаж работника, надо как-то выходить из сложных ситуаций, в которых сейчас оказались многие кадровики. Автор рассказала, как справиться с самыми распространенными из них.

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/pravovoe-obespechenie-deyatelnosti/36444-novaya-trudovaya-knizhka-dublikat-ili-polnotsennyy-dokument/

Трудовая книжка: как ее получить и правильно заполнить

Как заводится трудовая книжка

Трудовая книжка – важный документ, которая необходим для совершения официальной трудовой деятельности и является основанием для начисления стажа. Как получить трудовую книжку и правильно ее заполнить, мы и расскажем в данном материале.

Как правило, первый раз трудовую книжку человек получает на своем первом месте официального трудоустройства при заключении трудового договора. Далее ее следует заполнить и отдать работодателю на хранение вплоть до своего увольнения из данного предприятия.

Работодатель обязан вернуть этот документ при условии увольнения сотрудника, независимо от того, нашел ли он сразу же новое место работы или же только начинает его искать. Если документ при увольнении человеку не вернули, он имеет право на материальную компенсацию потери документа.

Другой способ получения документа – это при выпуске из ВУЗа, в некоторых заведениях их выдают выпускникам в приложении к диплому, чтобы выпускники могли быстрее получить работу. Однако нельзя полагать, что наличие книжки повысит шансы на трудоустройство, она лишь ускорить процедуру оформления на месте работы.

Также книжку можно приобрести в канцелярских магазинах, в случаях, если вы, например, не желаете, чтобы на новом месте работе что-то знали о предыдущем опыте или в силу других причин.

Условия хранения трудовых книжек и их выдачи

Очень важно периодически спрашивать у работодателя или лица, занимающегося в компании хранением трудовых книжек, об условиях их хранения. Ведь порча или потеря документа крайне нежелательны для сотрудника в будущем.

Так, условия хранения документа должны быть следующими:

  1. в шкафу среди важных документов;
  2. в сейфе.

Например, если в данном документе были перечислены уровни квалификации и присвоенные трудовые звания, их крайне тяжело будет восстановить в случае утери документа.

Условия выдачи книжки на руки ее владельцу такие:

  1. при расторжении трудового договора;
  2. по требованию сотрудника при подаче заявления, для предоставления информации из трудовой книжки (в таких случаях ему выдается копия документа) в ФМС или же прочие органы;
  3. трудовую книжку могут отдать родственникам сотрудника в случае его смерти;
  4. при отсутствии семьи после смерти сотрудника трудовая должна храниться у работодателя в течение 50 лет.

Законодательство РФ уже несколько лет планирует исключить необходимость ведения трудовых книжек сотрудников. Однако сроки такого нововведения еще не определены, поэтому пока трудовые книжки остаются на плаву и доставляют немало хлопот, как сотрудникам, так и работодателям.

Теперь перейдем к вопросам оформления и заполнения этого типа документов.

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

  1. постоянный штат официальных работников;
  2. сотрудники, работающие на основании временного трудового договора;
  3. сезонные работники;
  4. внештатные сотрудники при условии социального страхования.

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк, состоящий из следующей информации:

  1. данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
  2. сведения о предыдущих местах работы;
  3. награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий.

титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:

  1. Ф.И.О.;
  2. дата рождения;
  3. образование;
  4. дата заполнения книги;
  5. подписи сотрудника и ответственного за оформление;
  6. печать компании.

Раздел, посвященный наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют, даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

  1. номер записи;
  2. дата присвоения поощрения;
  3. вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса.

Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные, как:

  1. информация о повышении квалификации;
  2. присвоение категории;
  3. прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.

Если места в книжке больше нет

Если в данной книжке уже нет места для совершения новых записей, то новый работодатель должен вклеить в нее специальный вкладыш с аналогичными реквизитами книжки. Как правило, вкладыш приклеивают после последней страницы с целью сохранения порядка трудовой деятельности человека.

При вклеивании вкладыша ему присваивается номер и серия, их также следует указать на титульном листе, также следует поставить штамп с надписью о выдаче вкладыша.

Если же бланк для вкладыша был при заполнении испорчен, то его следует утилизировать и сменить на новый. Ошибок в документе допускать нельзя.

Теперь вам известно, где можно получить трудовую книжку и как правильно ее заполнять. Информация будет интересна как рядовым сотрудникам, так и работникам отдела кадров, которые ведут учет трудовых книжек сотрудников предприятия.

Источник: https://urhelp.guru/nedvizhimost/dokumenty/poluchenie-dokumentov/trudovaya-knizhka-kak-ee-poluchit-i-pravilno-zapolnit.html

Новая трудовая книжка: сколько стоит, где и как ее получить? Правила и порядок оформления

Как заводится трудовая книжка

Трудовая книжка на основании положений Трудового кодекса Российской Федерации и других нормативных актов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений, является обязательным документом для заполнения, если работник трудится у работодателя по основному месту работы более пяти дней. Каким образом получить данный документ впервые и что для этого придется сделать?

С какого возраста оформляется трудовая книжка?

Оформление трудовых правоотношений в официальном виде происходит не ранее, чем с достижения работником возраста восемнадцати лет. В связи с этим и оформление трудовых книжек для фиксации официального места работы начинается с возраста восемнадцати лет.

В исключительных случаях работодатель может оформить трудовые отношения путем заполнения бланка трудовой книжки с работником, который достиг возраста четырнадцати лет, но только в том случае, если на заключение такого вида трудовых отношений есть письменное согласие родителей или законных представителей такого работника, а также органов опеки и попечителя. Кроме того, при оформлении трудового договора и трудовой книжки на такого работника следует помнить о том, что для такого работника особое внимание должно быть уделено соблюдению его прав и обязанностей, а выполняемая им работа не должна оказывать негативного влияния на получаемое им образование (если такой работник совмещает получение общего образования в рамках школы или иного образовательного учреждения общеобразовательной ступени и официальное трудоустройство по трудовому договору).

Необходимые документы для оформления трудовой книжки

Для оформления трудовой книжки впервые есть свой перечень документов, который может быть трансформирован, но только при условии, что будут присоединены дополнительные документы, подтверждающие уровень образования такого работника.

К числу обязательных документов, которые потребуются для первичного заполнения трудовой книжки, относятся:

  • паспорт потенциального работника, который призван подтвердить его личность. Предоставление данного документа возможно только в оригинале, так как даже заверенная копия не может быть использована для заполнения документа;
  • свидетельство о рождении, если речь идет о необходимости дополнительной идентификации каких-либо персональных данных соискателя должности (даже если потенциальному сотруднику исполнилось только четырнадцать лет, свидетельство о рождении не может выступать документом, который будет единственным подтверждать личность такого соискателя, так как по действующему законодательству в четырнадцать лет у ребенка уже должен быть свой паспорт);
  • документ, подтверждающий образование такого сотрудника (либо его копия, если оригинал не может быть предоставлен по каким-либо причинам, например, он находится в другом учебном заведении). Если речь идет о работнике, который не окончил образовательное учреждение общеобразовательной ступени, то предоставляется справка о том, на каком этапе в данный момент такой соискатель (обучается в том или ином классе, переведен в очередной класс и т. д.);
  • если речь идет о трудоустройстве военнообязанного соискателя, то ему потребуется предоставить также и оригинал военного билета (с него снимается копия и вкладывается в личное дело, при этом в трудовой книжке о воинской обязанности отметки не ставятся, если этого не пожелает сам соискатель).

Иногда сотрудники кадровых подразделений просят соискателя написать заявление на предоставление им трудовой книжки и открытие данного документа. В перечне обязательных документов такое заявление не содержится, однако, может быть использовано для того, чтобы подтвердить законность выдачи такого документа (хотя обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку зафиксирована в статье 66 Трудового Кодекса Российской Федерации).

Где и как купить бланк?

В Трудовом кодексе Российской Федерации, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Министерством труда Российской Федерации, содержится указание на то, что данный документ при его первичном оформлении, когда речь идет о первом трудоустройстве, выдается работодателем из своих собственных резервов либо приобретается для предоставления работнику.

В том случае, если по каким-либо причинам у работодателя нет в резерве трудовых книжек, работник может приобрести бланк за свой счет, но потом написать заявление на возмещение затрат, предоставив работодателю товарный и кассовый чеки на приобретение данного бланка документа.

Если бланк был испорчен при первом заполнении, даже если его приобретал работник, выдать новый на замену обязан именно работодатель.

Стоимость данного документа колеблется в зависимости от региона и находится в диапазоне от 180 до 250 рублей. При этом приобретаться должны только те бланки, которые произведены Гознаком и имеют соответствующие степени защиты.

В противном случае работодатель может и не принять данный документ к использованию и заполнению.

Правила и порядок оформления

Заполнение трудовой книжки в первый раз происходит на основании предоставленных документов соискателя сотрудником кадрового подразделения первого работодателя. Заполнению подлежат титульный лист, а также сведения о приеме на работу и всех трудовых перемещениях конкретного сотрудника.

Все оформление трудовой книжки происходит на основании положений Инструкции по заполнению трудовых книжек. Именно на основании таких требований указано, что заполнению подлежат идентификационные данные работника, сведения о его образовании.

На титульном листе располагаются сведения об имени, отчестве (если есть) и фамилии работника, его дате рождения и образовании.

После того как работник ознакомился с правильностью оформления данного раздела, он ставит свою подпись на титульном листе в установленном для этого месте.

Достоверность указанных сведений подтверждается подписью сотрудника кадрового подразделения и печатью организации, которая оформляла такой бланк.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

Заполнение раздела «Сведения о работе» происходят только в соответствии с изданным приказом о приеме на работу конкретного сотрудника. В данном разделе указываются следующие сведения:

  • информация о наименовании работодателя;
  • данные о дате приема на работу сотрудника;
  • сведения о той должности, на которую он принимается;
  • дата издания и номер приказа, выступающего в качестве основания для возникновения трудовых правоотношений.

Порядковый номер такой записи присваивается «1», так как данная запись ставится первой в трудовой книжке.

В том случае, если при первичном заполнении данного документа по каким-либо причинам сотрудник кадрового подразделения допустил ошибки в титульном листе, испорченный бланк подлежит обязательной утилизации, а взамен него работодатель выдает новый бланк также под роспись сотруднику.

Если ошибка была допущена в указании сведений о работе, то возможно просто внести исправление, не делая каких-либо замен. Однако такое исправление должно быть оформлено в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/polucenie.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.