Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Содержание

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить образец, как вшить

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Cложная ситуация на рынке труда, а также желание найти более высокооплачиваемую работу вынуждает многих граждан со временем менять место занятости. Иногда это требует от человека оформления нового вкладыша в трудовую книжку, поскольку все свободные страницы в ней уже заполнены.

Обычно оформление вкладыша в трудовую книжку возлагается на специалиста-кадровика, который имеется в штате каждого более или менее крупного предприятия.

Однако если речь идёт о частной фирме с небольшим числом сотрудников или имеет место ситуация, когда человек уже уволился с предыдущего места работы, то вопрос, как оформить вкладыш в трудовую книжку, зависит от самого владельца этого документа.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Казалось бы, если все страницы в трудовой книжке уже заняты старыми записями, наиболее легким способом решения проблемы является оформление аналогичного документа.

Но поскольку этот вариант искажает смысл учета предыдущих мест рабочей деятельности сотрудника, единственным возможным способом продолжения срока использования трудовой книжки является заведение вкладыша. Исключение — утеря или порча документа.

Однако этот вариант неблагоприятен, поскольку он предполагает восстановление всех записей через Пенсионный фонд, Госархив или в судебном порядке.

Приложение к трудовой книжке имеет четко установленную форму. Самостоятельное изготовление этого документа недопустимо. Согласно Постановлению Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г., ответственность за записи в трудовой книжке несёт работодатель. Таким образом, вшивается вкладыш не по собственной инициативе, а по распоряжению директора.

Довольно часто работодатель вынуждает сотрудника приобретать вкладыш к трудовой книжке за свои деньги. Однако это никак не подразумевает, что вшиваться он должен самим сотрудником. Это входит в полномочия руководителя предприятия или ответственного перед ним лица.

Пример заполнения вкладыша к трудовой книжке

Когда работодатель не знает, как вшить вкладыш в трудовую книжку, нужно следовать установленным правилам. Так, при отсутствии свободного места или страниц для новых записей, на титуле книжки ставится штамп «выдан вкладыш», рядом указывается его номер и серия.

Важно учесть, что штамп и запись делаются не на вкладыш, а на основной документ. Написанные от руки номер и серия должны быть аналогичны цифрам, напечатанным на вшиваемом вкладыше. Иначе существует вероятность, что документ впоследствии признают недействительным.

Затем делается запись на титуле о владельце документа. В ней указывается:

  • Ф.И.О. и дата рождения;
  • сведения об образовании (с указанием названия, номера диплома или свидетельства);
  • специальность;
  • дата заполнения;
  • подпись лица, на имя которого заполняется документ;
  • подпись работодателя, ответственного за выдачу документа;
  • штамп организации.

Далее следует вшить вкладыш в трудовую. Эта процедура происходит с использованием шила/ толстой иглы, с помощью которой центры сгиба вкладыша и трудовой книжки прокалываются в четырёх местах.

Сквозь образовавшиеся отверстия иголкой с нитью документы плотно соединяются. Важно учесть, что вкладыш пришивается не к середине книжки, а с внутренней стороны её задней обложки.

Вкладыш должен находиться внутри неё.

Что нужно учесть при заполнении вкладыша трудовой книжки

Первое, что необходимо учитывать после того, как приложение будет вшито — это то, что правом заполнить вкладыш может воспользоваться только работодатель или специалист отдела кадров. Достаточно часто такая работа возлагается на секретаря, особенно в тех организациях, где нет отдельной штатной единицы, ответственной за кадрово-организационную работу.

https://www.youtube.com/watch?v=lq3OsynWbIo

Нумерация во вкладыше является хронологическим продолжением записей в книжке. Таким образом, самостоятельное проставление нумерации без учета книжки недействительно. Также недействительным будет приложение, предъявляемое отдельно от трудовой книжки. Это касается даже тех случаев, когда на нём имеется правильно заполненный титульный лист, подпись работодателя и штамп организации.

Чрезвычайно важно соблюдать не только проставление нумерации, но и правильный порядок ведения записей. Дата и причина увольнения с предыдущего места работы должна чередоваться с записью о приёме на новую должность.

Обязательно ли писать заявление с просьбой продолжить действие трудовой? Практика показывает, что если директор предприятия попросил вас составить подобное заявление, то это почти всегда означает, что из вашей зарплаты будет вычтена стоимость бланка. По закону, выдача, вклеивание (пришивание) вкладыша входит в обязанности работодателя. Таким образом, требование написать заявление по «личной инициативе» незаконно.

Что недопустимо при ведении кадровой документации

Заполнение документов, связанных с приёмом и увольнением сотрудников, — чрезвычайно ответственная задача, требующая максимального внимания.

Если обнаружение ошибок во внутреннем документообороте предприятия не предполагает судебного разбирательства, то потеря или порча трудовой книжки может вынудить увольняющегося работника потребовать от своей бывшей организации компенсации за моральный вред.

Ведь согласно действующему законодательству, восстановление трудовой документации потребует от гражданина немалых усилий, не говоря уже о потерянном времени и возможных сложностях при оформлении пенсии.

Именно поэтому начальник отдела кадров или другой ответственный сотрудник должны обязательно знать, что категорически запрещается при ведении документов кадрового учета. А именно:

  • самовольное переименование (зачеркивание) названия страницы о награждениях сотрудника на «сведения о работе»;
  • вклеивание чистых страниц;
  • использование вместо приложения дополнительного чистого бланка трудовой книжки;
  • внесение информации неразборчивым почерком, с неясной или нечетко проставленной датой и штампом;
  • нарушение хронологии приёма и увольнения с работы;
  • неаккуратное пришивание вкладыша, допускающее возможность его открепления;
  • внесение ошибочной информации (включая номер и серию);
  • удаление (отрывание) обложки приложения.

Если сотрудник официально сменил фамилию, соответствующие изменения должны быть произведены не только на трудовой книжке, но и на вкладыше. Для этого перечеркивается старая фамилия и вместо неё пишется новая. На обратной стороне оформляется запись с номером и датой государственного свидетельства, на основании которого было выполнено изменение паспортных данных.

Как исправить неверную запись в трудовой книжке

Человеческий фактор — одна из наиболее распространённых причин внесения ошибочных сведений в деловую документацию. Не исключением здесь является и кадровые документы.

Если не брать во внимание неточности в цифрах и датах, которые обычно случаются из-за невнимательности заполняющего трудовую книжку, часто также фиксируются случаи, когда неопытный или начинающий кадровик решает продолжить ведение записей в разделе «Сведения о награждениях».

Подобное необдуманное решение может привести к тому, что спустя несколько лет, когда человек будет вынужден по каким-либо причинам сменить рабочее место или выйдет на пенсию, у него возникнут проблемы с трудоустройством на новом месте или с назначением пенсии.

Сведения о работе могут указываться только в заранее выделенном для этого разделе. Перечеркивание или иные самостоятельные изменения наименований в разделах документа могут стать причиной признания его недействительным.

Если же объективные обстоятельства требуют исправления записи о трудоустройстве работника, это делается путём признания конкретной информации недействительной и внесения верной записи с подписью и печатью работодателя.

Зачеркивание в кадровых документах возможно лишь в случае перемены фамилии. Но и эта процедура требует соблюдения ряда формальностей. Кроме внесения сверху или снизу новой фамилии сотрудника, к его личному делу обязательно подшивается ксерокопия свидетельства об изменении паспортных данных.

Что необходимо знать о восстановлении трудовой книжки

В случае потери трудовой книжки или оформленного вкладыша к ней, первое, на что нужно обратить внимание — это то, по чьей вине документ был утерян.

Как правило, здесь возможны только два варианта: если документация находилась на хранении у работодателя и была уничтожена (потеряна) в результате пожара, переезда, затопления, кражи или по иной причине, то в этом случае вся ответственность за восстановление документов возлагается на руководителя организации. Если же уволенный сотрудник получил трудовую книжку на руки и сам её потерял, то и восстанавливать её он будет самостоятельно.

Если к моменту потери документа гражданин успел сменить достаточное количество рабочих мест, имеет смысл восстанавливать трудовую книжку не путём обхода всех предприятий, где он работал, а через Пенсионный фонд или Государственный архив. Учитывая, что многие коммерческие предприятия часто после нескольких лет работы прекращают свою деятельность, восстановление кадровой документации обычным способом чаще всего бывает невозможно.

Чтобы восстановить трудовую книжку через местное отделение Пенсионного фонда, следует написать заявление с указанием причин для выписки нового документа. Обращение можно подать лично или по почте.

В десятидневный срок полученное заявление будет рассмотрено, после чего его автору направят ответ в виде справки о трудовом стаже, местах и сроках работы.

По аналогичной процедуре можно восстановить утерянный документ с помощью обращения в Госархив.

Источник: https://imeetepravo.com/trudovaya/vkladyish-v-trudovuyu-knizhku.html

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку – Юридическая консультация

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21. Где и как регистрируются? Регистрацию документа производят в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров. Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата оформления вкладыша.
  3. Ф.И.О владельца документа.
  4. Серию, номер документа.
  5. Должность.
  6. Структурное подразделение.
  7. Подпись ответственного лица.
  8. Роспись работника.

Если допущена ошибка при регистрации вкладыша, зачеркивание ложной информации не приветствуется. Лучше в следующей графе сделать пометку «Запись недействительна» и дополнить ее правильной надписью. Регистрация производится сразу после оформления документа.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

Порядок выдачи Вкладыш выдается сотрудником администрации при условии, что все позиции в трудовой книжке или предыдущего вкладыша полностью использованы. 2. Правила оформления и ведения В правилах не прописано, куда ставится штамп о выдаче вкладыша.

Внимание Как показывает практика, он с оттиском «Выдан вкладыш» штампуется на первой странице (титульном листе) книжки, а не вкладыша. Проставляется он на пустое место, чтобы не закрывать записи сведений о работнике на первой странице.
Важно Около штампа указываются дата выдачи вкладыша, его номер и серия.

Оформление титула На титульной странице вкладыша указывается:

  • Имя;
  • Отчество;
  • Фамилия;
  • Образование (квалификация).

Дата заполнения Дата заполнения вкладыша проставляется на его титульной стороне.

Вкладыш в трудовую книжку: вопросы и ответы

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой.

Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка. Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку.

Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Важно: Обратите внимания, что если вам стречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г.

Вкладыш в трудовую книжку — зачем он нужен

Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Форма вкладыша также утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.

N 225. Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Оформление вкладыша в трудовой книжке

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Работнику нужно обращаться туда, где он ранее выполнял обязанности.

  1. Специалист кадровой службы ошибся и внес запись в другой раздел.

Ситуация неприятная, но исправимая. Неправильное заполнение придется исправлять. Неверные записи признаются недействительными.
Когда выдан вкладыш, нужно перенести записи в нужный раздел.

При расторжении контракта каждую запись следует заверить.
Ставит подпись работник, сотрудник кадровой службы и руководитель.

Если бланк продолжен, а основного документа нет, у человека начнутся проблемы при назначении пенсионных выплат.

Специалисты пенсионного фонда откажутся признавать записи. Поэтому не нужно терять времени, если утрачено приложение.

Лучше сразу подать заявление для выдачи дубликата. Ошибки при заполнении Казалось бы, можно ознакомиться с образцами и корректно сделать запись о выдаче, тем не менее, допускаются ошибки.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

  • Информация о стаже вносится в другие разделы.
  • Вместо ниток используется клей.
  • Забывается, куда правильно вшивается вкладыш.
  • Вместо дополнительного бланка используются обычные листы формата А4.
  • Штамп о выдаче бланка не проставляется, а делается запись ручкой.
  • Ошибки дают повод для придирок трудовых инспекторов и приносят неприятности компании. Каждая ошибка означает штраф для организации. Чем серьезнее нарушение, тем больше взыскание. Штраф выписывается на крупные суммы. Перед тем как вшить вкладыш в трудовую книжку или заполнить форму, посмотрите примеры. Помните о правилах ведения трудовых книжек и инструкции, тогда и ошибок будет меньше. Резюме
  1. Когда заканчивается трудовая книжка, это означает, что наступило время заполнить приложение к ней.

  2. Просто положить внутрь или приклеить бланк неправильно.

Куда вшивать вкладыш в трудовой?

Рассмотрим, что категорически запрещено делать при ведении бланка вкладыша:

  1. Использовать новую трудовую вместо оформления бланка вкладыша.
  2. Подшивать или приклеивать в трудовую вместо вкладыша чистые листы.
  3. Делать исправления в разделе «Сведения о награждениях», то есть менять последнее слово на слово «о работе».

За действия любого характера, которые не прописаны в Правилах ведения трудовых книжек и вкладышей, работодатель может быть оштрафован. Действует ли бланк без трудовой книжки? Трудовой кодекс четко регламентирует использование трудовых книжек и вкладышей к ним.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение. Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы.

Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний. Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ.

Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей. Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Для записей о месте работы вкладыш имеет 9 разворотов, о награждениях – 8 разворотов. Вкладыш вшивается в трудовую и заполняется согласно регламентированным правилам (постановление Министерства труда РФ № 69 от 10 октября 2003 года).

Приобретение вкладыша Где берётся бланк? Вкладыш в трудовую книжку, впрочем, как и сами книжки, должен приобретать непосредственно работодатель у унитарного предприятия «Гознак». Работодатель не может:

  • принимать чистый вкладыш от сотрудника;
  • требовать принести вкладыш самостоятельно.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ.

Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Источник: http://dolgoteh.ru/kuda-obrashhatsya-esli-nuzhen-ladysh-v-trudovuyu-knizhku/

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — ценный документ работающего гражданина. Там указываются записи обо всех трудовых фактах, производят подсчёт срока службы для оформления пенсии. Вкладыш является обязательным продлением, для целесообразности его вшивают внутри основного документа.

Приложение внутри книжки значится как дополнительный форзац. В связи с тем, что в бланке формуляра страницы с ограниченным количеством, к нему присваивается вкладыш для того, чтобы продолжить запись о рабочей деятельности работника, когда бланк заканчивается.

Раньше внутри трудовой спокойно зачеркивали записи и сверху подписывали новые. Теперь такой вариант недопустим, перечёркивать строго запрещено. Также не допускается приобретать новую книжку, если прежняя уже закончилась, нет места для новой записи. Нельзя вклеивать чистые листы. Иного варианта оформления просто не бывает.

Предусматривая тот факт, что пенсионеру больше не понадобится документ, кадровые службы делают пометку в другом месте, чтобы не тратиться финансово на вкладыш.

Источник: https://afina777.com/zachem-nuzhen-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku/

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно – поэтапный процесс

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – основной и практически единственный документ, который позволяет проследить трудовой стаж сотрудника на протяжении всей его трудовой деятельности. Впрочем, бывают случаи, когда приходится принимать срочные меры по дополнению трудовой.

Это обычно случается тогда, когда заканчиваются листы для записи сведений о работе или наградах. Здесь возникает необходимость дополнить книжку.

Законодательно предусмотрено, что работодатель при возникновении необходимости дополняет трудовую книжку вкладышем, как правило, эту функцию выполняет работник отдела кадров.

Вкладыш и его особенности

Вкладыш – это дополнение к существующему документу, его продолжение. Он нужен тогда, когда закончилось свободное место в графе, где надо сделать следующую запись. Чаще всего это происходит в графах разделов сведений о работе либо сведений о награждениях.

Полагается заполнить и приобщить его к основному документу при строгом соблюдении определённых норм,предписанных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225.

Регистрация и заполнение дополнительных бланков проводится работодателем, у которого возникла необходимость внести запись при неимении свободных строк в нужном разделе.

На практике это означает только одно, вкладыш является документом строгой отчётности, он вносится в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, но статусом самостоятельного не наделен. Более того, без основного документа, который он дополняет, вкладыш недействителен.

Место для вкладыша

Действующие Правила ведения и хранения трудовых книжек, на основании которых и производиться заполнение книжки и дополнений к ней, не указывают, куда необходимо вшивать вкладыш. Чаще всего, его помещают после последней страницы перед обложкой, прикрепляя при этом к обложке.

Но закрепление его, скажем, в средину документа тоже не будет нарушением. Здесь действует правило целесообразности. Дополнение лучше вложить туда, где оно будет более надёжно закреплено.

Нюансы оформления

В случае возникновения необходимости заполнения вложения нелишне акцентировать внимание на следующих нюансах:

  1. Внесение данных и регистрация вложения производится тем работодателем, у которого возникла необходимость в занесении записи при неимении свободных строк в разделе,где должна быть сделана необходимая запись.
  2. Работнику кадрового подразделения, заполняя титульный лист, полагается проставить фактическую дату заполнения. Это означает, что она будет отличаться от даты выдачи книжки и является более поздней.
  3. Производя заполнение титульного листа приложения, необходимо вносить записи актуальные на момент регистрации данного вложения. Для этого работником предоставляется паспорт и документ об образовании или, в случае наличия, о повышении квалификации. Все данные должны соответствовать фактическому положению дел на момент заполнения. Например, работник получил высшее образование уже после получения трудовой. Во вкладыше будет занесена его специальность согласно нового документа-диплома о высшем образовании.
  4. Произведённые записи обязательно проверяются владельцем книжки, он ставить подпись. Вноситься также информация о лице, производящем заполнение документа, кроме того,правильность записей визируется подписью и печатью работодателя, оформившего вкладыш. Здесь, необходимо обратить внимание, стоит ли печать на титульном листе самой книжки, в которую будет вложено дополнение, если печать не проставлена следует обязать работника поставить её у того работодателя, который оформлял документ.
  5. В книжку может быть внесено такое количество вкладышей, какое потребуется для занесения всех необходимых записей, отображающих трудовую деятельность работника. Регламентации их количества нет и регистрируется столько, сколько потребуется для внесения всех записей в трудовую.

Вложенный документ в обязательном порядке вшивается в книжку. Он не может быть прикреплён степлером либо вклеен также, нельзя хранить его отдельно от основного.

Рекомендация: Сначала желательно заполнить титульный лист и внести требуемую запись, а уже затем прикреплять к основному документу. Неправильное заполнение первого листа исправлять запрещено. Необходимо:

  • Изъять ошибочно заполненное приложение.
  • Составить акт об испорченном бланке, и уничтожить сам неверно заполненный бланк.
  • Зарегистрировать факт испорченного бланка в Книге регистрации движения трудовых и вкладышей к ним.
  • Дальше следует получить и выписать без исправлений и ошибок следующий вкладыш.
  • Заполненный бланк прикрепить к трудовой.

Только произведя предписанные в этом случае действия, внеся все нужные записи и проверив их, следует подшивать правильно заполненное новые вложение к основной книжке.

Правила постановки штампа

При дополнении трудовой книжки приложением на ней делается пометка о новом дополнении. Обычно — это постановка штампа о наличии дополнения на титульном листе книжки. Здесь проводятся такие действия:

  • На титульном листе основного документа проставляется штамп «Вкладыш выдан» с указанием необходимых реквизитов: серии и номера нового вложенного документа.
  • Оформляя несколько вкладышей, штампы проставляются каждый раз, при регистрации нового.
  • При отсутствии у работодателя штампа можно отметку о приложении сделать от руки.
  • Обязательно нужно проследить, чтобы новые отметки не закрывали другие, уже существующие надписи на основном документе и не мешали чтению ранее сделанных записей.
  • В случае, если при заполнении вложения допущена оплошность и документ необходимо уничтожить, а штамп уже проставлен, потребуется сделать запись о недействительности отметки.

Ключевые моменты заполнения

Нередко при оформлении приложения возникает ряд вопросов по его заполнении. Среди них наиболее часто встречающиеся касаются заполнения граф.

Заполняя, следует помнить о некоторых следующих моментах:

  1. Нумеруя записи во вкладыше, продолжают нумерацию трудовой, например, в книжке последний номер 15, значит, во вкладыше будет — 16.
  2. В случае недостатка необходимого места для окончания начатой записи в трудовой, продолжение её переносится в приложение. Запись во вложенном документе начинается с того места, где обрывается в основном, например, в книжке: «Назначить заведующим отделом снабжения» — во вкладыше «с 1 сентября 2010 года».
  3. В некоторых случаях происходят изменения личных данных владельца книжки, например, фамилии, уже после вшивания приложения — они вносятся в титульный лист и всех наличных приложений в ней, здесь также указывается, на основании какого документа было внесено изменения.
  4. Записи во вкладыше делаются на основании тех же правил и в таком же порядке, как и в книжке. Порядок занесения информации ничем не отличается от занесения записей в основной документ. Например, нельзя делать сокращения «ст.» вместо слова «статья», сокращать слова приказ, распоряжение.

Алгоритм внесения дополнений

В целом процедура вшивания будет выглядеть следующим образом:

  • Получить бланк нового приложения.
  • Заполнить титульный лист согласно с паспортными данными и данными документа об образовании.
  • Получить подпись владельца
  • Завизировать подписью и печатью работодателя.
  • Перенести необходимые данные в положенные графы согласно трудовой.
  • Проставить штамп на титульной странице.
  • Подшить приложение.
  • Занести данные о вложенном документе в Книгу учёта.

Вшивание: поэтапный процесс

Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.

Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:

  1. Развернуть её на последней странице перед обложкой.
  2. Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
  3. Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
  4. Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
  5. Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.

Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.

Что нельзя делать?

Законодатель запрещает некоторые действия, которые могут повлечь за собой признания недействительным не только дополнение, но и трудовой в целом, а это, в свою очередь, повлияет на зачисления трудового стажа при расчёте пенсионных выплат владельцу.

Итак, нельзя следующее:

  1. Для вписывания новых данных оформлять ещё одну, новую трудовую книжку, заменяя ею вкладыш.
  2. Даже при наличии свободного места в других разделах, заносить в них сведения, не относящиеся к ним и касающиеся других граф, запрещено. Например, нельзя зачёркивать в разделе «Сведения о награждениях» слово «награждениях» и вписывать «работе» с фиксированием в дальнейшем там данных о работе.
  3. Добавлять отдельные листы соответствующего формата в раздел, где уже нет места для записей.

0,00, (оценок: 0) Загрузка…

Источник: https://homeurist.com/trud/dogovora/vkladysh-v-trudovuyu.html

Вкладыш в трудовую книжку: для чего он нужен и как его оформить?

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Рано или поздно у гражданина, ведущего активную рабочую деятельность и изменившего на всем ее протяжении несколько мест работы, заканчиваются страницы в трудовой книжке.

Кроме трудоустройств в разных компаниях, к этому может привести и карьерный рост, т.к. каждый раз при переводе на другую должность в данный документ вносятся изменения.

Если в трудовой книжке уже не осталось чистых страниц или недостаточное количество строк, в отделе кадров оформляется вкладыш, имеющий специальную защиту от подделок.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен?

Если трудовая книжка заполнена, это не означает, что ее владелец теперь не может устроиться на другую работу, получить другую должность или должен завести новую. В этом случае сотрудники отдела кадров должны заполнить вкладыш.

Правила его оформления установлены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Несмотря на то, что вкладыши оформляются по аналогии с ними, есть несколько немаловажных нюансов:

  • Заполнением вкладыша должны заниматься кадровики той компании, во время трудовой деятельности в которой закончились чистые поля в книжке.
  • В бланк вкладыша в трудовую книжку необходимо вносить сведения о ее владельце, действительные на момент оформления. Например, они могли измениться в процессе трудовой деятельности, если работник менял фамилию или имя, получал дополнительное образование и т.д.
  • Особое внимание нужно уделить правильности заполнения титульного листа: в нем указывается фактическая дата внесения сведений во вкладыш, а не число оформления самой трудовой книжки. Если заканчивается место в самом вкладыше, необходимо создавать другой: их допустимое количество законодательством не ограничено.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку?

Обязательная форма вкладыша регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, и должна полностью ей соответствовать. Если документ будет заполнен неправильно, его придется полностью переделывать. Перед тем, как оформлять вкладыш в трудовую книжку, образец стоит тщательно изучить во избежание ошибок.

Подробная инструкция по заполнению вкладышей выглядит следующим образом:

  • Как только заканчиваются свободные поля в трудовой книжке, работник отдела кадров заполняет вкладыш и приступает к оформлению титульного листа. В нем указывается Ф.И.О владельца, дата его рождения, специальность, образование, дата внесения информации. После всего ставятся две подписи: самого сотрудника и лица, ответственного за ведение книжек. Если во время работы вышеуказанные сведения поменялись, их нужно указать, зачеркнув старую информацию.
  • Когда титульный лист заполнен, следует подшить его к трудовой книжке, и на ее первом листе поставить штамп «Выдан вкладыш», содержащий его серию, номер и дату выдачи.
  • Форма вкладыша является полной копией трудовой книжки, поэтому заполняется по аналогии: ставится порядковый номер (если вписываются новые сведения сначала), дата, сведения о переводах, увольнении или приеме на работу, а также наименование, серия и номер документа, на основании которого вносится запись. Например, приказ о приеме или увольнении.
  • Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку должна производиться в том же порядке, т.к. она не начинается сначала. Например, если последний порядковый номер был «10», вкладыш начинается с цифры «11». Если же в трудовую книжку вместилась только часть записи, ее также можно продолжить во вкладыше.

Важно! Законодательством не установлены правила постановки штампа о выдаче вкладыша, однако ими лучше воспользоваться:

  • Он должен быть читаемым и не «закрывать» другие записи.
  • Вместо штампа можно сделать отметку вручную, но нежелательно.
  • Подшивать вкладыш рекомендуется перед обложкой в конце книжки.

Стоит отметить, что приобретение вкладыша – это обязанность работодателя, поэтому самому работнику нет необходимости его покупать.

Для того, чтобы приобрести данный документ, руководитель может попросить своего подчиненного его приобрести, но потом выплатить его стоимость по накладной, или же купить вкладыш самостоятельно, но вычесть деньги из зарплаты, предварительно заручившись заявлением на предоставление вкладыша от сотрудника.

Что недопустимо при ведении вкладышей в трудовых книжках?

Обычно заполнение вкладышей не вызывает каких-либо сложностей, однако есть отдельные моменты, на которые стоит обратить внимание:

  • Если при оформлении вкладыша были допущены ошибки, бланк необходимо утилизировать, т.к. исправления недопустимы. Кроме того, перед подшивкой данного документа в трудовую книжку рекомендуется его сначала заполнить, в противном случае в случае внесения некорректных сведений придется исправлять и данные в трудовой.
  • Вкладыш нельзя просто так выбросить: нужно заполнить акт утилизации, а также внести сведения в журнал учета движения трудовых книжек.
  • Нельзя вместо оформления вкладыша покупать новую трудовую.
  • Если трудовая книжка закончилась, подшивка чистых листов в нее недопустима.
  • В книжке «сведения о работе» и «сведения о награждениях» – две самостоятельные части, поэтому нельзя вычеркивать слово «награждениях» и менять его на «о работе».

Нюансы заполнения вкладыша в трудовую книжку

Несмотря на всю простоту оформления вкладышей, все же есть несколько моментов, о которых должен знать каждый кадровик, впервые столкнувшийся с заполнением этого документа:

  • Вкладыш заполняется так же, как и трудовая книжка: между ними лишь несколько минимальных различий в титульных листах.
  • Нельзя прерывать нумерацию, начатую в трудовой, а если при внесении сведений нее закончились поля, продолжить можно во вкладыше.
  • Если во время работы на предприятии сотрудник меняет фамилию или получает другое образование, это должно быть отражено во вкладыше и в трудовой: старые сведения попросту перечеркиваются и над ними указываются новые.
  • Если гражданин устроился на новое место и было обнаружено, что в отделе кадров на предыдущей работе не поставили печать, он должен обратиться туда, где был заведен вкладыш.

Теперь о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку:

  • Сначала необходимо раскрыть трудовую между обложкой и последним листом, затем развернуть вкладыш посередине.
  • Далее нужно сделать по два отверстия толстой иглой или шилом между обложкой и последним листом в книжке, а также в середине вкладыша.
  • Пользуясь иголкой и толстыми нитками черного или белого цвета, вкладыш необходимо пришить к книжке.
  • Концы нити должны оставаться внутри вкладыша, а не снаружи трудовой, а в завершение нитку нужно завязать на несколько узлов.

После таких манипуляций можно поставить штамп «выдан вкладыш» в трудовую книжку. Образец его содержания обозначен в п. 39 Постановления Правительства РФ №225: в нем достаточно отразить серию и номер документа, а саму печать можно заказать в любой уполномоченной организации.

Многих людей интересует, как оформить второй вкладыш в трудовую книжку.

Правила заполнения идентичны с инструкцией по внесению сведений о первом, однако законодательством определено, что при выдаче каждого вкладыша в трудовой необходимо ставить соответствующий штамп.

Если в ней уже нет пространства для постановки штампа на титульном листе в правом верхнем углу, это можно сделать в любом другом месте на этой же странице, или же указать информацию о серии и номере вкладыша от руки.

Как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку?

Обязательной регистрации в журнале учета подлежат все трудовые книжки и вкладыши. Это делается для того, чтобы с его помощью можно было быстро найти нужную информацию о документах каждого из сотрудников компании. Данный документ заполняется следующим образом:

  • Вносится порядковый номер, при этом не имеет значения, что регистрируется – книжка или вкладыш.
  • Во 2,3 и 4 графах указывается дата оформления сотрудника на работу. В законодательстве есть разногласия: книжка или вкладыш оформляются не позднее 7 дней после приема на должность, но при этом сотрудник должен отработать не менее 5 дней в организации. Чтобы не было разногласий в датах, лучше всего указать именно число, когда работник был трудоустроен.
  • В 5 графе полностью вписывается Ф.И.О. работника, сокращения недопустимы.
  • В 6 – обозначается серия и номер книжки или вкладыша.
  • В 7 должна быть указана должность, а в 8 – наименование организации.
  • В 9 графе пишется дата и номер приказа о приеме на работу или увольнении, далее сотрудник отдела кадров ставит свою подпись.
  • в 11 должна быть указана сумма, которую сотрудник потратил на приобретение бланка вкладыша.
  • В 12 вписывается дата выдачи трудовой или вкладыша.
  • В 13 графе сам работник ставит свою подпись.

Если при заполнении журнала были допущены ошибки, можно поступить так:

  • Исправить неверные данные и написать «исправленному верить», затем указать Ф.И.О. и должность сотрудника, внесшего изменения.
  • Не зачеркивать некорректную информацию, а ниже написать «запись недействительна» и внести верные данные.

Внесение сведений в журнал обычно не вызывает сложностей, а после того, как и в нем не останется чистых листов, он должен быть помещен в архив. Срок хранения в архиве составляет 50 лет.

Таким образом, при соблюдении правил заполнения и регистрации вкладышей не должно возникать каких-либо трудностей, ведь в Постановлении Правительства РФ №225 дается четкая информация о том, как производится оформление, выдача и учет данных документов работодателем.

Источник: https://vse-o-trude.ru/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-dlya-chego-on-nuzhen-i-kak-ego-oformit/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.